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生産性向上とは 働き方改革で必須 事例や公的助成金・優遇税制を解説

生産性向上とは 働き方改革で必須 事例や公的助成金・優遇税制を解説

生産性向上とは、最小限の資源や労力によって、最大限の価値を生み出す工夫や取り組みのことです。

2019年4月から施行されている「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」(働き方改革関連法)では、時間外労働の上限規制や年5日の有給休暇取得などが企業に義務付けられました。

他にも勤務間インターバル制度やフレックスタイム制など、仕事と家庭を両立させるための制度が推進され、仕事にだけ時間を割かなくてよい環境の整備が進んでいます。

一方で企業には、今までより少ない時間と労力で、今までと同等かそれ以上の成果を出し続ける工夫が必要になりました。つまり、生産性の向上です。

「生産性向上という言葉はよく聞くが、具体的にどういうことか」「生産性を上げるにはどうすればよいのか」という疑問を持つ方も多いでしょう。

本稿では、生産性向上とは何か、生産性を向上させる方法、生産性向上を成功させた企業の事例などをご紹介します。

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1. 生産性向上とは

生産性向上とは、最小限の資源や労力によって、最大限の価値を生み出す工夫や取り組みのことです。

生産性の指標にはいくつか種類がありますが、ビジネスの現場で一般的に用いられるのは「付加価値労働生産性」です。これは労働者1人当たり(または労働者1人が1時間当たり)、どれほどの付加価値を生み出したかを表す数値です。

労働力や時間などの投入した資源に比べ、産出した付加価値が大きい場合に「生産性が高い」状態といえます。

付加価値労働生産性の算出方法経済産業省 商務情報政策局 サービス政策課・株式会社 日本能率協会コンサルティング「生産性向上のためのチェックシート」,P1を基に編集部にて作成,https://www.jmac.co.jp/ss/pdf/checksheet.pdf

従って、生産性を向上させるには、投入するものを削減したり、産出を大きくしたりするような工夫が必要になります。

なお、生産性向上と混同されがちな言葉に「業務効率化」があります。生産性向上は少ない労力で大きな成果を出そうとすることであり、対して業務効率化は、あくまで業務そのものについて無駄な費用と時間を削減し、スムーズにすることです。

上記の図の「投入」に関わる要素を減らすことが業務効率化に当たるため、業務効率化は生産性向上のための施策の1つと位置付けられるでしょう。

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2. 生産性向上が注目される理由

なぜ今、生産性向上に関心が集まっているのでしょうか。それには、以下の理由が考えられます。

(1)働き方改革

政府が進めている「働き方改革」の重要なテーマの1つが長時間労働の是正です。2019年4月から順次施行されている働き方改革関連法では、時間外労働の上限規制年5日の有給休暇取得が企業に義務付けられた他、勤務間インターバル制度の導入促進フレックスタイム制の拡充も盛り込まれました。

従業員が仕事と家庭を両立し、また十分に休息が取れるよう、無理なく柔軟な勤務ができる環境づくりが求められています。一方で、企業としては、今までより少ない時間で、今までと同等かそれ以上の成果を上げていかなければなりません。それには生産性を向上させていくことが不可欠です。

(2)国際的な競争力の低さ

さまざまなサービスや労働力がグローバル化している現代においては、国際的な競争力を高めていかなければなりません。

しかし、2017年における日本の1人当たりの労働生産性はOECD加盟36カ国中21位で、主要先進7カ国に限ると最下位となっています。グローバルな環境で日本が生き残っていくには、生産性向上は重要な課題です。

2017年 OECD加盟諸国の就業者1人当たりの労働生産性
公益財団法人日本生産性本部「日本生産性本部、「労働生産性の国際比較 2018」を公表」,P3-4を基に編集部にて作成, https://www.jpc-net.jp/research/assets/pdf/R17attached.pdf

(3)慢性的な人手不足

日本は、少子高齢化により生産年齢人口が減少の一途をたどっています。加えてグローバル化が進み、海外で働く日本人の数は増加傾向にあります。つまり、優秀な人材の獲得がますます難しくなり、人手不足が慢性化しているのが日本の現状です。

そのため、企業は限られた人数でも大きな成果を出し続けていく工夫をすることが必要になってきます。

この現状から、生産性の向上は避けて通れない課題であることが分かります。生産性向上は、日本の企業が将来的にも成長し続けるための重要な鍵となるのです。


3. 生産性を向上させる方法

生産性を向上させるには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。以下で、企業と従業員にできる方法を見ていきます。

3-1. 生産性向上策:企業と従業員双方でできること

企業と従業員がともにできる取り組みとして、以下のようなものがあります。

業務の現状分析と改善策の検討

現状の業務について、必要なかったり、時間の短縮ができそうだったりするプロセスがないか確認します。

ここで重要になるのが、企業側の理想と現場の従業員の状況を擦り合わせることです。企業側が「生産性向上のため」と、新たなルールや仕組みを押し付けるだけの形になってしまうと、従業員の負担が増えて生産性が下がってしまうことも起こり得ます。

心理的安全性を高める

Google LLCの調査では、チームの生産性を高めるための最も重要な要素として心理的安全性が挙げられています。

心理的安全性とは、チームメンバーに非難される不安を感じることなく、安心して自身の意見を伝えることができる状態のことです。心理的安全性が確保されたチームはお互いを尊重して助け合う意識が高いため、失敗を恐れず行動することができます。

このメンタル面の安定こそが、個人のパフォーマンスレベルや在職期間などよりも生産性に大きく影響するのです。企業側と従業員側が協力して取り組むことが、生産性向上への近道といえるでしょう。

3-2. 生産性向上策:企業ができること

企業側には、以下のような方法があります。

IT技術の活用

機械やITシステムの導入により単純作業や定型業務を効率化できれば、その仕事に関わる人員を整理、また、時間を短縮することができます。

特に、最近注目されているのがRPAです。RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、これまで人間が処理していた定型的なパソコン操作を、ロボットにより自動化する取り組みです。ルールエンジン・機械学習などの技術を活用して、データの入力・連携を自動化します。

大手コンサルティング企業のMcKinsey&Company,Inc.は、2025年までに全世界で1億人以上の知的労働者、もしくは1/3の仕事がRPAに置き換わると予測しています。

詳しくは、以下の関連記事をご参照ください。

人材配置の工夫

各従業員には得手不得手があるため、不得意な仕事を頑張らせるより、それぞれの適性を把握し、強みを生かせる人材配置をする方が生産性向上につながります。

適材適所を実現する方法として、タレントマネジメントがあります。タレントマネジメントとは、従業員の能力・業務経験・スキルなどをデータとして一元管理し、人材の適性配置や育成・教育などに活用する人事管理の方法です。

詳しくは、以下の関連記事をご参照ください。

関連記事:タレントマネジメントとは 能力の見える化で適材適所への人材配置を

従業員の教育

さまざまな要因により優秀な人材の採用が難しい現在、今いる従業員の育成がより重要性を増してきます。内閣府の推計結果では、1人当たりの人的資本投資額が1%増加した場合に、労働生産性が0.6%増加する可能性があることが示唆されています。

従業員の教育方法として近年注目されているのがリカレント教育で、働き方改革においても推進されています。

リカレント教育とは、職業上必要な知識や技術を習得するために、就学と就職を繰り返すことです。大学の講座や外部企業の研修、eラーニングの利用などにより、企業内教育の不足部分を補い、知識を最新のものにアップデートすることができます。

詳しくは、以下の関連記事をご参照ください。

関連記事:eラーニングの効果を成功事例をもとに解説!明確な評価でコスト減以外の効果を紐解く

生産性向上につながる評価制度

日本の企業では、残業時間が長いほど仕事に熱心であるとされ、高く評価されるという風潮がありました。しかし生産性を高めるには、より短い時間で大きな成果を出すことを考えなければなりません。

そのため、なるべく残業をせずに大きな成果を出した従業員の評価が高くなるような制度を導入できれば、生産性向上につながり、従業員のモチベーションアップも期待できます。

企業側は、従業員がより効率良く、集中して仕事に取り組める環境を整備することが必要です。

3-3. 生産性向上策:従業員ができること

従業員側には、以下のような方法があります。

業務のマニュアル・ルール作成

従業員の異動や退職によって、仕事の担当者が変わることはよくあります。しかし担当者によって仕事のやり方が違うとなると、そのたびに周囲が戸惑ってしまうでしょう。結果としてスムーズに事が運ばず、無駄な時間がかかってしまいます

誰が担当しても同様にこなせるようマニュアルやルールを作成しておくと、混乱を避けられて余計な時間もかからないため、生産性向上につながります。

自己学習によるスキルアップ

人手不足の状況では、特に一人一人のスキルアップが生産性向上に貢献します。生産性向上のために有効なスキルは、「パソコンスキル」「コミュニケーションスキル」「高度で専門的なスキル」などがあります。

自己学習の方法はさまざまですが、時間や場所を選ばず専門的な知識を身に付けられるMOOCはおすすめの方法です。コースによっては簿記や宅建などの資格にも対応しています。

従業員一人一人の意識改革も、生産性向上の大切な要素です。


4. 公的な助成金・優遇税制

生産性向上のための従業員教育や設備投資が、コスト面で難しい場合もあるでしょう。そのような企業のため、政府は生産性向上に取り組む企業の支援として、助成金や優遇税制の整備をしています。

(1)働き方改革推進支援助成金

生産性を高めながら労働時間の短縮などに取り組む中小企業・小規模事業主や傘下の企業を支援する事業主団体を対象とした助成制度です。中小企業における労働時間の改善促進が目的とされています。

「適用猶予業種等対応コース」「労働時間短縮・年休促進支援コース」「勤務間インターバル導入コース」「労働時間適正管理推進コース」「団体推進コース」の5つがあります。各コースの詳細は、厚生労働省ホームページをご確認ください。

厚生労働省「労働時間等の設定の改善」

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/index.html

(2)業務改善助成金

業務改善助成金は、中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援することで、 事業場内最低賃金(事業場内で最も低い賃金)の引き上げを図るための制度です。

生産性向上のための設備投資(機械設備、POSシステムなどの導入)などをして、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部が助成されます。なお、助成対象には「人材育成・教育訓練費」や「経営コンサルティング経費」も含まれます。

助成対象となる事業場や助成上限額、手続きの詳細は厚生労働省ホームページをご確認ください。

厚生労働省「業務改善助成金」

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html

(3)IT導入補助金

IT導入補助金は、経理などのルーティン業務を効率化させるITツールや、顧客などの情報を一元管理するようなクラウドシステムなどの導入に活用することができます。

補助対象者は中小企業・小規模事業者などで、飲食、宿泊、卸・小売、運輸、医療、介護、保育などのサービス業の他、製造業や建設業なども対象です。

申請資格や要件など、詳細はIT導入補助金2024のホームページをご確認ください。

独立行政法人中小企業基盤整備機構「IT導入補助金2024 令和5年度補正サービス等生産性向上IT導入支援事業」

https://it-shien.smrj.go.jp/

(4)先端設備等導入制度による支援

政府は、社会情勢の変化に合わせて産業競争力強化法や中小企業等経営強化法といった法令を改正し、中小企業などの成長を支援する措置を講じています。

中小企業等経営強化法に基づく先端設備等導入制度による支援では、中小企業が生産性を高めるための設備を導入した場合に固定資産税が軽減されたり、事業に必要な資金繰りについて金融支援が受けられたりします。

要件や支援内容などの詳細は、中小企業庁のホームページをご確認ください。

中小企業庁「経営サポート「先端設備等導入制度による支援」」

https://www.chusho.meti.go.jp/keiei/seisansei/index.html

自社が利用できる制度があれば積極的に利用し、生産性向上を図っていきましょう。


5. 生産性向上の事例

生産性向上の方法や公的な支援を確認してきましたが、具体的にイメージするのが難しい場合があるかもしれません。ここでいくつか、実際に生産性向上を成功させた企業の事例を見ていきましょう。

5-1. RPAを活用した業務効率化 – リコージャパン株式会社

複合サービス業を営むリコージャパン株式会社では、高付加価値業務へのシフトや働き方改革を実践する必要がありました。そこで以下の取り組みを実施しました。

・ ソフトウェアロボット「RPA」(3-2.参照)による定型・反復業務の自動化を推進
・ 販売・人事・経理業務など、業務特性に応じ、数種類のRPAソフトを導入

売掛金入金チェックや見積書作成など83業務に導入した結果、業務の平準化スピード化が図られたとともに、ミス発生件数がゼロになり、月3300時間の労働時間を削減できました。

RPAに単純業務を任せたことで、従業員がワンランク上の業務にチャレンジする機会が広がり、また、休暇が取得しやすい環境となりました。

成功のポイントは、コスト削減だけでなく、ワークライフバランスや生産性向上につながることを、従業員が十分に理解・納得し、RPA導入の第1段階である業務の棚卸しに取り組んだこととされています。

5-2. クラウドサービスを活用した情報共有による生産性と品質の向上 – 株式会社幸田商店

ほしいも、きな粉などの製造業を営む株式会社幸田商店では、受発注や生産管理などの情報は現場ごとに異なる管理となっていたため、事務所、工場、点在する自社農園(50数カ所)、営業先など、それぞれの現場において情報共有する仕組みの構築が課題となっていました。

そこで、いつでもどこでも誰でも利用しやすいシステムでの情報共有を実現するため、作業手順を画像や動画で記録するタブレット端末を活用し、受発注や在庫管理をクラウド上に一元化しました。

瞬時に在庫状況などの把握が可能となったことで、効率的、機動的な作業を実現し、営業利益の向上(対前年比+19%)につながりました。さらに、情報共有による相互のチェックが強化されたことで、賞味期限誤表示などの作業ミスが導入前より50%削減され、製品品質が向上しました。

成功のポイントは、業務を熟知している従業員がクラウドツールを使用して簡単に短時間でシステムを作成したことで、目指す目的が明確かつ操作が平易なシステムを作成できたことです。従業員からも改善要望を上げやすい環境をつくり、従業員にとって使いやすいシステムを模索しながら作成したそうです。

5-3. 足利流5S活動で効率性向上~工場内のテーマパーク化~ – オグラ金属株式会社

自動車・アミューズメント部品などの製造をするオグラ金属株式会社では、若手社員の育成に力を入れていくに当たり、ボトムアップ型の提案ができるような環境整備が必要とされていました。

そこで、整理、清掃、整頓、清潔、躾(しつけ)の5項目に沿って職場環境を管理していく足利流5S活動の理念に基づき、各セクションの若手を中心に、テーマパークをモチーフにした楽しく、分かりやすい職場のレイアウトなどを検討させました。

さまざまな置き場に配置されていた備品や作業車などを集約したことで、工場内の備品管理や作業車の一元管理を実現し、コスト削減に成功しました。外国人の派遣社員も多い同社ですが、見てすぐ分かる配置によって作業がスムーズにいくようになったと実感したそうです。

また、仕事に関わった従業員同士で感謝を伝える「ありがとうカード」や、職場で気付いたことを付せんに書き、掲示板に貼って気軽に情報共有できる「気づきメモ」などの取り組みをしました。これらは、上下・部署を超えたコミュニケーションを促進し、社内の活性化に寄与しています。

成功のポイントは、若手社員の自発的な取り組みを、自由に行わせて推進していくことで従業員のやる気を引き出せたこととされています。

5-4. 積極的な働き方改革で従業員の労働環境改善 – 株式会社銚子丸

飲食サービス業(劇場型グルメ回転寿司)を営む株式会社銚子丸の課題は、外食産業における採用難や人手不足などが続く中での人材確保と育成強化、銚子丸のスタンダードの向上でした。そこで、以下の取り組みを実施しました。

・ シフトで予定時間の厳格化
・ 店舗によって、臨時休業や営業時間の短縮化などを導入(基本的に全店2日から3日)
・ 他店舗で行う作業を動画で共有し、各自が手軽にノウハウを学べる教育プログラム講座「FCCアカデミー立志塾」を開講

2018年6~11月の間で営業時間7831時間を短縮(短縮率4.3%)し、労働環境を改善したことで、安心して働けるという意識が高まり、離職者数が減少(2016年はゼロ)しました。また、教育プログラムがあること、労働環境が整備されたことで中途入社希望者を採用しやすくなったそうです。

成功のポイントとしては、以下の2点を挙げています。

・サービス業界でありながら思い切って営業時間の短縮を実行して他社との差別化を図り、人材確保につなげたこと
・隙間時間に気軽に見られるよう、作業のノウハウを学ぶための動画を「1講座10~15分」にしたこと

上記の事例が掲載されている「先端技術の活用等を通じた生産性向上事例集」には、「先端技術の活用」、「ブランド力の強化・効率性の向上等」、「女性活躍推進・働き方改革等」の項目ごとに取り組み事例が紹介されています。

また、各事例について、取り組みの背景とその内容、効果、成功のポイントが簡潔に記載されています。各企業の業種や従業員数も記載されており、自社に近い企業の事例を探すこともできますので、ぜひ参考にしてみてください。

財務省関東財務局「先端技術の活用等を通じた生産性向上事例集」

https://lfb.mof.go.jp/kantou/content/000224610.pdf

6. まとめ

生産性向上とは、最小限の資源や労力によって、最大限の価値を生み出す工夫や取り組みのことです。

生産性の指標にはいくつか種類がありますが、ビジネスの現場で一般的に用いられるのは付加価値労働生産性です。これを用いた場合、投入した労働力や時間などの資源に比べ、産出した付加価値が大きいと生産性が高い状態といえます。

よって、生産性を向上させるには、投入するものを削減したり、産出を大きくしたりするような工夫が必要になります。

今、生産性向上に関心が集まっているのには、以下の理由が考えられます。

(1)働き方改革
(2)国際的な競争力の低さ
(3)慢性的な人手不足

生産性を向上させるには、以下のような方法があります。

企業と従業員双方
・業務の現状分析と改善策の検討
・心理的安全性を高める

◆企業側
・ IT技術の活用
・ 人材配置の工夫
・ 従業員の教育
・ 生産性向上につながる評価制度

◆従業員側
・ 業務のマニュアル・ルール作成
・ 自己学習によるスキルアップ

政府は、生産性向上に取り組む企業の支援として、助成金や優遇税制の整備をしています。

(1)働き方改革推進支援助成金
(2)業務改善助成金
(3)IT導入補助金
(4)先端設備等導入制度による支援

実際に生産性向上を成功させた企業の事例としては、以下のようなものがあります。

(1)RPAを活用した業務効率化
(2)クラウドサービスを活用した情報共有による生産性と品質の向上
(3)企業独自の工夫で効率性向上
(4)積極的な働き方改革で従業員の労働環境改善

生産性向上は、日本の企業が将来にわたって成長していくために欠かせないものです。政府もさまざまな施策により推進しており、多くの企業が取り組み始めています。この機会に、自社でも生産性向上について考えてみてはいかがでしょうか。

参考)
経済産業省 商務情報政策局 サービス政策課/株式会社 日本能率協会コンサルティング 生産性向上のためのチェックシート
https://www.jmac.co.jp/ss/pdf/checksheet.pdf
宮城労働局
https://jsite.mhlw.go.jp/miyagi-roudoukyoku/1/101/10142.html
公益財団法人日本生産性本部 労働生産性の国際比較2018
https://www.jpc-net.jp/intl_comparison/intl_comparison_2018.pdf
内閣府 平成30年度年次経済財政報告 第2章 第2節 人生100年時代の人材育成 2 企業における人的資本投資の効果(P176)
https://www5.cao.go.jp/j-j/wp/wp-je18/pdf/p02022.pdf
厚生労働省 労働時間等の設定の改善
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/index.html
厚生労働省 生産性向上の事例集 平成31年1月
https://www.mhlw.go.jp/content/000484675.pdf
厚生労働省  [2]業務改善助成金:中小企業・小規模事業者の生産性向上のための取組を支援
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html
厚生労働省 労働生産性を向上させた事業所は労働関係助成金が割増されます
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000137393.html
IT導入補助金2019 平成30年度補正サービス等生産性向上IT導入支援事業
https://www.it-hojo.jp/first-one/
経済産業省 生産性向上特別措置法及び産業競争力強化法等の一部を改正する法律
https://www.meti.go.jp/policy/jigyou_saisei/seisanseisochihoukyoukahou/index.html
財務省関東財務局 先端技術の活用等を通じた生産性向上事例集 平成31年(2019年)
http://kantou.mof.go.jp/content/000224610.pdf

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