ファシリテーションとは、会議や集団の活動を円滑に進行させ、そのゴールに導くサポートのことです。
時間が長く結論の出ない会議、成果が見えてこないプロジェクト、停滞した状況を打破する発想が出ない社風、といった組織の問題の解決に、ファシリテーションが役立ちます。
本稿ではファシリテーションの特徴、メリットや必要とされる理由などをご紹介します。会議やプロジェクトの効率的な推進のほか、職場の生産性向上や硬直的な社風の改革などに有効なので、ぜひ参考にしてください。
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目次
1. ファシリテーションとは
ファシリテーションとは、会議、打ち合わせ、商談、集団活動などにおいて、その進行を円滑にし、成果の最大化を図るための支援活動や支援スキルのことです。
例えば、会議では出席者から多様な意見や考えを引き出し、それらをまとめ円滑に合意形成を実現する司会者、QCサークル活動のリーダーなどが該当するでしょう。
異なる経験や価値観を持つ人が集まり、意見をぶつけ合い、それらをまとめて結論を出すのは容易ではなく、合意までに多くの時間を要するケースは少なくないでしょう。また、得られる結論が従来の考え方の域を出ない平凡なものばかりでは、企業の発展には寄与できません。
そうした集団活動が非効率的になるのを防ぎ、イノベーションの創出に結びつけるサポートがファシリテーションなのです。
なお、ファシリテーションの役割を担う人はファシリテーターと呼ばれます。ファシリテーターには、人の話をしっかり聞く、集団の相互理解が図れる、他者を導く、論点整理ができる、問題解決へと進める、などの高度なコミュニケーション力が求められます。
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2. ファシリテーションを導入するメリット
ここではファシリテーションのメリットを確認しましょう。
2-1. 納得できる合意形成の実現
ファシリテーターは会議などで中立の立場をとり、議題のゴールに向けて、参加者の多様な考えや意見を引き出し全員が納得できる結論へ導きます。つまり、ファシリテーターが存在する会議・活動では参加者が納得した合意形成が実現されるのです。
管理職などが会議を仕切っている場合、参加者は上司の顔色を窺い本音を出さない、自分の考えと違っても反対しない、といったケースも少なくないでしょう。
しかし、参加者全員の合意を得ない結論には問題が潜んでいて、それが将来業務に悪影響を及ぼすこともあるのです。会議の時間を有効に使い成果に繋がる結論を得るには参加者全員が納得できる合意形成が必要であり、ファシリテーションの導入が求められます。
2-2. 会議やプロジェクトなどの効率化と労働力の負担軽減
ファシリテーターのいる会議やプロジェクトなどでは、結論へ向かって参加者の意見・考えがまとめられていくので無駄な時間が少なく効率的です。また、無駄な会議や作業が少なくなれば、余分な残業時間は減少し、従業員の労力も軽減されるでしょう。
1つの議題に何時間も無駄に費やし、同じ議題を何回も繰り返す会議等が少なからず見られます。こうした会議等は時間の浪費だけでなく従業員の心身の負担増に繋がるため改善が必要です。会議等に対する考えの抜本的な見直しのほか、ファシリテーターの設置による改善も有効な手段の1つになります。
2-3. 革新的なアイデアの創出の促進
ファシリテーターは会議等の参加者全員の考えを引き出すとともに考えを否定しないため、革新的なアイデアが創出されやすくなります。
今までにない考えやイノベーションに繋がるアイデアは、自由活発に意見交換することや他者の意見に乗って考えを高度化させることで生まれるケースが少なくありません。ファシリテーションを導入した会議等では、自社や業界などの常識に囚われない意見も歓迎されるため、成長に結びつくアイデアが生まれやすくなります。
2-4. 参加者のやる気の創出
自分の意見や考えが引き出されると、参加者は会議や集団活動に対するモチベーションを喚起され、ゴールに向けて積極的に取り組むようになります。
上司・先輩、外部の出席者が多い会議等で、自分の考えを自発的に発表するのは容易ではありません。しかし、ファシリテーターが作った話しやすい雰囲気の中で気軽に意見を求められれば、それに答える形で話し出すことができるでしょう。
自分の考えがディスカッションに活用され、高度な内容に進化していく討議や活動は、参加者にとっても魅力的です。
参加者全員がゴールに向かって物事を進める意識を持てば、組織としてのモチベーションが上がり、ディスカッションがより活発になり、より良い結論を導いたり、大きな成果をあげたりすることが期待できます。
3. ビジネスでファシリテーションが求められる理由
ファシリテーションがビジネスで必要とされる理由を確認しましょう。
3-1. グローバル化に伴う多様な価値観に対応できる
異なる価値観を有する相手とビジネスを円滑に進めるためには、それぞれの考えをしっかり確認し、尊重しながら議論を重ね、まとめていくことが必要です。
特に、海外とのビジネスを成功させるには、海外の人達の多様な文化や価値観と向き合い、彼らと自社の良い点を融合させて、新しい価値を創造していく姿勢が重要です。
参加者の意見を引き出し、否定することなく議論を進め、結論を導くファシリテーションは、このようなビジネスの場で大いに役立つでしょう。
3-2. ビジネスの高度化・複雑化に対応できる
ビジネスが高度化・複雑化すると、その解決のために全社的な協調や、新たな発想によるイノベーションが求められるようになります。
ITをはじめとする技術の進歩が著しい現代においては、ビジネスの変化スピードも昔と比べて格段に上がっています。時代に後れることなく、消費者のニーズにすばやく対応していくためには、旧来の考えにとらわれることなく、課題自体を常に見直し、新たな発想やイノベーションを育てていく仕組みや文化が必要です。
ファシリテーションは、現場から生まれる新しい可能性を見逃さずに育てていく風土作りに役立ちます。
3-3. 働き方改革の推進に役立つ
働き方改革を推進する上では、長時間労働の抑制、そのための労働生産性の向上が必要不可欠です。
なかなか結論の出ない長時間の会議、それによるプロジェクトの遅延などは、残業の温床と言えるのではないでしょうか。これが常態化すると、従業員のモチベーション低下、さらなる生産性の低下につながりかねません。
日々行われている会議の進め方を見直し、質と効率の向上を図ることは、従業員の心身の負荷を減らすとともに、意思決定のスピードを上げ、組織全体の業務効率をアップさせることにつながるでしょう。
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4. まとめ
ファシリテーションとは、会議、打ち合わせ、商談或いは集団での活動などでその進行を円滑にさせ成果の最大を図るためのサポートです。
ファシリテーションには次のようなメリットがあります。
- 納得できる合意形成の実現
- 会議やプロジェクトなどの効率化と労働力の負担軽減
- 革新的なアイデアの創出
- 参加者のモチベーションアップ
また、ビジネスでファシリテーションが重視されるようになった理由として次の点が挙げられます。
- ビジネスのグローバル化に伴う多様な価値観に対応できる
- 高度化・複雑化したビジネス課題を解決できる
- 働き方改革の推進に役立つ
グローバルビジネスや高度化・複雑化するビジネスへの対応には、関係者同士の協調や新しい発想が不可欠です。また、過去の成功体験に縛られてなかなか時代の変化に対応できない社風や、縦割りの硬直的な組織などを変革するには、新たな価値観の導入が必要でしょう。
それらを可能にしてくれるのがファシリテーションです。企業活動の生産性を高め、イノベーションの創出で成長を図りたいと考えている企業は、ファシリテーションの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
