「新型コロナウイルスの影響で、採用や働き方が変わってきている。昨今注目されているジョブディスクリプションというのは、この混乱の解決策になるのだろうか」
ジョブディスクリプションとは、企業が求職者向けに職務内容を記載した文書で、日本語に訳すと「職務記述書」となります。
欧米企業の人事採用においては主流ですが、日本ではあまり聞きなじみがない時代が続きました。しかし、昨今の企業のグローバル化、外国人雇用の増加により、日本でも注目されています。
また、人材不足に伴い就職おいて売り手市場が続く中、求職者が企業側に入社後の具体的な仕事や働き方を明示することを求めるようになったことから、より重要視され始めました。
そこへ新型コロナウイルスの感染拡大があり、多くの企業が中途半端な準備のままテレワークを導入することになりました。結果、これまで細かな調整をしながらつくり上げてきた連携や分担ができなくなり、業務の推進やマネジメントに混乱が生じた企業も少なくないでしょう。
個々人の仕事の内容をあらかじめ定義するジョブディスクリプションは、こうした課題の解決策になるのでしょうか。
本稿ではジョブディスクリプションとは何か、そのメリット・デメリット、記入例などを紹介します。ジョブディスクリプションの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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目次
1. ジョブディスクリプションとは？－課題と展望
冒頭でも紹介しましたが、ジョブディスクリプションとは日本語で言うと「職務記述書」です。求職者向けに職務内容を記載した文書であり、記入する内容には以下のような項目があります。
- 職務の内容・ポジション名
- 職務の目的
- 目標
- 責任
- 権限の範囲
- 必要とされるスキル・資格・知識・学歴
- 社内外の関係先
このように、一般的な求人票や募集要項よりかなり詳しく業務についての情報を記載するケースがほとんどです。詳細な情報の見える化によって、欲しい人材を見つけやすくし、求職者とのミスマッチを防ぐことがジョブディスクリプションの役割といえるでしょう。
1-1. なぜジョブディスクリプションは日本で普及していないのか
ジョブディスクリプションは、欧米の採用では主流のツールである一方で、日本ではあまり普及していません。なぜ、日本では普及しないのでしょうか？その理由として3つの要素が考えられます。欧米との比較をしながら解説します。
(1) 雇用方法の違い
1つ目は雇用方法の違いです。欧米では職務や勤務地、労働時間が入社時から決められているジョブ型雇用が主流です。
一方で、日本では新卒を総合職として一斉採用し、入社後に育成するメンバーシップ型雇用が一般的です。メンバーシップ型雇用の場合、入社後の職務や部署などを限定しないため、ジョブディスクリプションを活用する企業はほとんどありません。
(2) 求める人材の性質の違い
2つ目は、企業が求める人材の性質の違いです。欧米は、専門性の高い「スペシャリスト」を求める傾向にあり、求職者の多くが大学で学んだことをそのまま仕事につなげます。例えば、法学部を出たら弁護士になったり、企業の法務部で働いたりすることが当然なのです。
一方で、日本ではどのような仕事もまんべんなくできる「ゼネラリスト」が求められます。売上・利益など企業全体の目的のために、協力し合って働くという考え方が主流です。
例えば、マーケティング部の従業員が営業のような仕事をすることもありますし、その逆もあるのです。何かに特化した人材を雇用・育成する文化があまり浸透していないため、スペシャリストを雇用するためのジョブディスクリプションは活用されにくいと考えられます。
(3) 人材育成の考え方の違い
日本では終身雇用を前提としているため、(1)でも述べたように、新卒を総合職として採用し、その後、自社に合う人材として育成する方法を取っています。
一方、ジョブディスクリプションを用いた雇用を前提にすると、そこで定められた職務や業務を行うためのスキルを伸ばしていくことになります。よって、従来型の育成方法を取っている企業ではジョブディスクリプション導入が難しいのが現実です。
このように、ジョブディスクリプションは、日本の企業風土や慣習、人事制度との親和性が低く、導入したくても一筋縄ではいきません。こういったハードルの高さが、普及が進まない要因といえます。
1-2. 外国人労働者の雇用にはジョブディスクリプションを活用
日本ではジョブディスクリプションはまだ普及していないとはいえ、必要なシーンもあります。それは、外国人労働者の求人募集時です。
海外ではジョブディスクリプションを募集時に提示することが当たり前なため、求職者やエージェントから求められる可能性は大いにあります。また、すでに外国人労働者を雇用しており、社内で公募をする際も作成することをおすすめします。
外国人労働者の雇用を考えている場合は、ジョブディスクリプションの準備をしておくとよいでしょう。
1-3. 労働市場の変化・新型コロナウイルスの影響を受けたジョブディスクリプションの今後の展望
昨今の労働市場は目まぐるしく変化しています。厚生労働省の調査[1]によると、有効求人倍率は2018年度に1.6倍以上に上昇、その後減少したものの2022年度で1.31倍と、求人数が求職者数を上回っていることが分かります。
つまり、従来の雇用方法では優秀な人材の確保が難しい、売り手市場となっているのです。
また、これまでは日本企業といえば終身雇用が当然でしたが、最近では転職することが珍しくなくなりました。今後は一層、入社した従業員が定年まで勤め上げることは少なくなっていくと考えられます。
そのため、総合職で入社させて自社に合った人材に育成するメンバーシップ型雇用では、実態と合わなくなっているのです。
また、ビジネスパーソンの価値観も大きく変化しました。「ワークライフバランスを大切にしたい」「転勤・異動は避けたい」「キャリアアップのために転職したい」「テレワークで働きたい」「副業をしたい」という人が多くなっているのです。
メンバーシップ型雇用が前提としている「従業員は勤めた企業に合わせて成長し、尽くし、勤め上げる」という考え方とは大きなズレが生じています。こうした従来型企業の価値観は、現代の、特に若手のビジネスパーソンにとっては古くさく感じられるでしょう。
メンバーシップ型雇用への過剰な執着は、企業の未来を担う優秀な人材を逃してしまう要因になりかねません。
そういった背景から、日本でも欧米のようにジョブ型雇用を導入しようという動きがあります。日本経済団体連合会と国公私立大学で行う協議会「採用と大学教育の未来に関する産学協議会[2]」においても、新卒一括採用にジョブ型雇用を取り入れる意向を示しています。
それに伴い、ジョブディスクリプションも注目され始めました。ジョブ型雇用には、ジョブディスクリプションの活用が重要だからです。
さらには、新型コロナウイルスの影響で、雇用方法・働き方に大きな変化期が訪れました。今後リモートワーク・テレワークがさらに浸透すると、社内の連携・分担の仕方が従来と変わってくるでしょう。
メンバーシップ型雇用の働き方の場合、1人がさまざまな業務をこなします。リモートワーク・テレワークだと、連携が取りにくく、誰がどの仕事をしているかの把握も難しくなることで、業務の推進やマネジメントに支障が出る可能性があります。
そのため、一人一人の仕事を明確化し、管理する必要性が出てきます。その点からも、ジョブ型雇用や、ジョブディスクリプションを活用しての採用がより進むと考えられます。
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2. ジョブディスクリプションを利用するメリット
まだまだ日本では普及していないジョブディスクリプションですが、導入には以下のようなメリットがあります。
- 外国人労働者の採用に役立つ
- テレワークに適している
- 職務に最適な人材（スペシャリスト）を採用・育成できる
- 公平な評価がしやすくなる
- 得意分野を生かせる
外国人労働者の採用に役立つ
日本の労働市場に、もはや外国人材は欠かせません。海外では、ジョブディスクリプションを活用した採用が主流です。そのため、外国人労働者を積極的に採用したい企業は、ジョブディスクリプションを用意しておくとスムーズな採用につながるでしょう。
テレワークに適している
新型コロナウイルスの影響をきっかけに、テレワークがさらに普及することが予想されます。前述したように、一人一人の業務を明確化するジョブディスクリプションは、テレワークでの業務を円滑に進めるルーツとして適しています。
職務に最適な人材（スペシャリスト）を採用・育成できる
ジョブディスクリプションを利用した採用の場合、募集時点で必要なスキルや経験が明確になっているため、職務に最適な人材を採用することができます。
また、職務を限定していると、職務に必要なスキルのみを伸ばすことができるため、従業員をスペシャリストとして育成しやすくなるでしょう。
中途採用の場合、もともとスペシャリストとして活躍していた人材を、自社でもスペシャリストとして採用することが可能です。
昨今、デジタル技術の進化によって専門分野に特化した職務が激増しています。その中で日本はゼネラリストの育成を重視するあまり、経済の発展を妨げてきたともいわれています。デジタル技術の進化は今後も続くことを考えると、スペシャリストの育成が企業の成長につながるでしょう。
公平な評価がしやすくなる
欧米企業では、ジョブディスクリプションを基にした評価制度「職務等級制度」を採用しています。職務等級制度は職務内容と評価・報酬が直結しており、評価基準が明確にされています。
ジョブディスクリプションの利用と併せて職務等級制度も取り入れることで、公平な評価が可能となり、満足度が高くなることが考えられます。
得意分野を生かせる
人には誰しも、得手不得手があります。ジョブディスクリプションを利用して採用することで、従業員に得意な分野で能力を発揮してもらうことができます。そのため、よりよい成果を上げられるでしょう。
3. ジョブディスクリプションを利用するデメリット
ジョブディスクリプションの利用には2章で挙げたようなメリットがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。
- ジョブディスクリプションに記載した職務以外を与えにくい
- ゼネラリストとしての育成が難しくなる
- チーム意識が低下する可能性がある
ジョブディスクリプションに記載した職務以外を与えにくい
ジョブディスクリプションを利用して雇用した場合、その従業員は「記載された職務以外はしなくてよい」という考えを持ちやすくなるため、経営方針や戦略の変更が必要となった際、配置転換が困難になります。万が一、記載した職務が不要となった場合には、解雇せざるを得なくなることもあるでしょう。
ゼネラリストとしての育成が難しくなる
ジョブディスクリプションを利用するメリットとして、スペシャリストを育成しやすいことを挙げましたが、これは裏を返せばゼネラリストの育成に不向きであるといえます。
日本企業では元来、どのような職務にも対応できるゼネラリストの育成が求められていました。そのため、ジョブディスクリプションを用いて雇用した人材の育成時に社内でギャップが生まれる可能性があります。
チーム意識が低下する可能性がある
日本企業には、企業全体、もしくは部署全体をチームとし、チームで成果を上げることを大切にする習慣があります。それが日本企業の良さともいえるでしょう。
ジョブディスクリプションを利用して雇用をした場合、従業員は自身に与えられた職務のみを全うし、それに対して評価を与えられるため、チームとしての意識が薄れてしまう可能性があります。
4. ジョブディスクリプションを活用する際に心がけるポイント
ジョブディスクリプションは、まだまだ日本では普及していないツールです。日本企業の風習にはマッチしない部分もあるでしょう。しかし、昨今のテレワークの促進や売り手市場など、ビジネス環境の変化に伴い、求める人材を確保しやすくするために必要なツールとなると考えられます。
ジョブディスクリプションをうまく活用するには、欧米企業をそのまま真似するのではなく、日本企業の風習、良さも残しておくことが大切です。
例えば、日本ではチームワークを重視する傾向にあります。ジョブディスクリプションは、どうしても「職務に特化した人材」を採用するイメージを持たれがちなため、人物像の項目に「チームワークを大切にして職務を遂行する」といった内容を記載するなどの対応が有効です。
また、ジョブディスクリプションを作成する際に、現場の声を取り入れることも大切です。上層部の独断で作成するのではなく、採用した人材が就く業務に携わる従業員にしっかりヒアリングをして意見を取り入れるようにしましょう。
従来の人事制度の良さを生かすという発想を持って現状を分析し、欧米流と日本流のハイブリット型で導入すれば、自社にあった適切な雇用を実現できるでしょう。
5. ジョブディスクリプションに記載すべき内容
ジョブディスクリプションは、決まった雛形がなく、自由度の高いものです。とはいえ、自社に都合の良いように書いてしまうと、思ったような効果が得られない可能性があります。ここでは最適な人材の確保・育成に向けて、記載すべき項目を紹介します。
5-1. 求める人材像
ジョブディスクリプションには、求める人材像を明確に記載しましょう。経験やスキルだけでなく、人物像も記載することで、採用後社内の雰囲気とのミスマッチを防ぐことができます。
採用後の職位名・ポジション
ジョブディスクリプションに職位名は欠かせません。肩書、ポジション、ランク、レベルなど、詳細を記載しましょう。併せて、求める役割や業務なども明記する必要があります。
求める経験・スキル
業務に必要になるスキル、そのレベルを具体的に記載します。資格が必要であれば、どの等級が必要かも明確に記載しましょう。経験はその職務に就いた勤続年数で判断しますが、年数ではスキルレベルを測れないこともあります。そのため、スキルレベルに重きを置く方がよいでしょう。
求める人物像
どれだけスキルがマッチしたとしても、社風や雰囲気に合わないといったことになれば活躍が難しくなります。例えば「リーダーシップがある」「チームワークを重視する」「現場や環境の変化に柔軟に対応できる」など、求める人物像も明記しておきましょう。
5-2. 具体的な職務内容
ジョブディスクリプションで最も重要な部分になります。職務の内容は、できるだけ具体的に記載しましょう。また、「重要度の高い職務」「頻度の高い職務」を優先的に記載します。その際、費やす時間や仕事量も記載しておくと親切です。
職務が多岐にわたる場合や臨機応変な対応が必要な場合は、「その他の職務」として具体的に記載しましょう。
さらに、「どのような成果につながるのか」「業務レベルはどの程度か」「割り当てられる仕事量はどの程度か」も記載しておくことで、入社後のミスマッチを防ぐことができます。
5-3. 企業・チームの構造
給与や待遇、評価基準などは求職者が気にする大きなポイントです。具体的に記載することで応募の増加が期待できます。
給与・待遇
職務ごとの給与は必ず記載しましょう。経験やスキルによって変化する場合は、その目安を記載することも重要です。その他、福利厚生などがあれば明記します。
報告経路
報告経路は、欧米では「レポートライン」と呼ばれているものです。誰から指示が下りてくるのか、業務の報告を誰にするのか、情報共有はどのようにすればよいかなどを具体的に記載しておきましょう。
職務にマネジメントのような監督業務が含まれる場合は、責任が発生する範囲や対象も具体的に記載します。
評価基準
評価がされるタイミングや頻度、評価の基準は明確に記載しましょう。曖昧なものだと、求職者に不信感を与えかねないため、細かく具体的に記載することが大切です。
勤務地・勤務時間
勤務地、勤務時間、転勤の有無を記載します。フレックスタイム制や裁量労働制を取り入れている場合や出張が多い場合は、その旨も記載しておきましょう。
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6. まとめ
ジョブディスクリプションとは、求職者向けに職務内容を記載した文書で、欧米では一般的なものです。一般的な求人票より詳しい情報を記載し、情報を見える化することで、欲しい人材を的確に募集するツールといえるでしょう。
とはいえ、日本ではまだまだ普及していません。その理由は、メンバーシップ型雇用という雇用方法と、ゼネラリストの人材を求め、育成するという企業の風習にあります。
しかし、昨今の企業のグローバル化や労働市場の変化、新型コロナウイルスによるテレワークの促進などにより注目を浴びています。
なお、外国人労働者の雇用の際には、ジョブディスクリプションを利用した方がスムーズな採用につながるでしょう。
ジョブディスクリプションを利用するメリットとしては、以下があります。
- 外国人労働者の採用に役立つ
- テレワークに適している
- 職務に最適な人材（スペシャリスト）を採用・育成できる
- 公平な評価がしやすくなる
- 得意分野を生かせる
一方で、デメリットは以下の通りです。
- ジョブディスクリプションに記載した職務以外を与えにくい
- ゼネラリストの育成が難しくなる
- チーム意識が低下する可能性がある
ジョブディスクリプションを導入する際には、欧米企業をそのまま真似するのではなく、日本企業の良さも取り入れて活用するとよいでしょう。現場従業員の声も取り入れつつ、欧米型と日本型のハイブリットで活用するのがおすすめです。
ジョブディスクリプションを作成する際には、最低限以下の項目を記載するようにしましょう。
- 就業後の職位名・ポジション
- 求める経験・スキル
- 求める人物像
- 具体的な職務内容
- 給与・待遇
- 報告経路
- 評価基準
- 勤務地・勤務時間
労働市場が昔とは大きく変わり、従来の採用方法では対応しきれなくなってきました。ジョブディスクリプションの導入は簡単ではないかもしれませんが、自社に合った活用をすることで大きな効果をもたらすでしょう。
優秀な人材を確保し、他社との差をつけるためのツールとして、ジョブディスクリプションの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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プライバシーポリシーをご確認いただき「個人情報の取り扱いについて」へご同意の上、「eBookをダウンロード」ボタンを押してください。
[1] 厚生労働省「一般職業紹介状況（令和5年3月分及び令和4年度分）」,2023年4月28日公表,P1, https://www.mhlw.go.jp/content/11602000/001089526.pdf
[2] 採用と大学教育の未来に関する産学協議会「中間とりまとめと共同提言」,2019年4月22日公表, https://www.keidanren.or.jp/policy/2019/037_honbun.pdf
参考）
厚生労働省｜一般職業紹介状況
https://www.mhlw.go.jp/content/11602000/000652328.pdf
日本経済団体連合会｜採用と大学教育の未来に関する産学協議会中間とりまとめと共同提言
https://www.keidanren.or.jp/policy/2019/037.html
ジョブディスクリプションとは？職務内容を明確化する理由や記載例、デメリットを解説
https://www.ashita-team.com/jinji-online/category1/9390
ジョブ・ディスクリプションの記載内容と作成時3つのポイント
https://startupus.pasona.com/tips/jd/
ジョブディスクリプションとは｜記載事例から意味・メリット・デメリットを解説
https://agent-network.com/column/salary123/
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https://bizgate.nikkei.co.jp/article/DGXMZO6001360005062020000000
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