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オンラインでグループワークをする方法 研修向きWeb会議システム5選

オンラインでグループワークをする方法 研修向きWeb会議システム5選

「オンライン研修でもグループワークができればいいのに……」

このように感じている講師の方、教育担当の方は多いのではないでしょうか。

4月から5月にかけては、例年であれば新人研修など多くの研修が実施される時期です。ところが、新型コロナウイルスの影響を受けて、集合研修をオンライン研修に切り替え、ZoomなどのWeb会議システムで講義を配信している企業も多いようです。

オンライン研修は遠隔地の教育やコスト削減、また集合研修の代替手段といった面で以前から注目されていましたが、コロナ禍で急激に需要が高まりました。

マーサージャパン株式会社が2020年に行った調査[1]によると、リアルで実施する集合型研修について、71%の企業で中止・延期があり、27%が集合型研修をオンラインに切り替えています。

ただ、カレイドソリューションズ株式会社が実施した新入社員研修についての調査[2]結果を見ると、同じ集合型研修でも、講義型と、グループワークなどを行う体験型では、オンライン化の状況に差があることが分かります。

この調査によると、講義型研修を「新型コロナウイルスによる取り止め」「延期」したと回答した企業はそれぞれ13%、11.1%、「ウェブセミナー(在宅)」や「e-learning/マイクロラーニング」で代替したと回答した企業はそれぞれ約30%となっています。

この数字はマーサージャパン株式会社のオンライン切り替えが27%という数字と近いので、双方とも、オンライン化の実情をある程度示しているといえそうです。

次に、体験型の研修について見てみましょう。「新型コロナウイルスによる取り止め」は29.6%と、講義型に比べて高くなっています。実施する場合、その方法は「拠点/部署単位で分ける」が16.7%と多く、「e-learning/マイクロラーニング」「ウェブセミナー(在宅)」での代替はそれ以下となっており、オンライン化は難しいと考えられていることがうかがえます。

しかし、Web会議システムには、グループワークが可能な機能が備わっているものもあり、体験型の研修の全てを諦めてしまう必要はありません。先に挙げたZoomにもその機能があり、無料で利用することができます。

本稿では、必要な教育を従業員に届けられるよう、グループワークに利用できるWeb会議システムの特徴や、円滑に運営するための注意点をご紹介します。ぜひご活用ください。

「オンライン研修」以外にも、「ARCSモデル」や「エンプロイアビリティ」など、近年話題の人事系キーワードについて詳しく知りたい場合は、163の用語を解説している「人事用語事典」をご利用ください。
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1. これからの教育に欠かせないオンライン研修

もともと、テレワークやオンライン研修の必要性は、2020年に開催予定だった東京オリンピックの際の交通機関や宿泊施設の混雑緩和のため、企業に認識されていました。しかし、新型コロナウイルスの影響により、前倒しで一気にそれらの需要が高まった形です。

今後も、新型コロナウイルスと共に生活していかなければなりません。しばらくは感染予防のため、大勢が集まる研修は控える傾向が続く可能性もあります。この機会に、オンライン研修ができる環境をしっかりと整えておくべきでしょう。

オンライン研修は、今回のような緊急事態で役立つのはもちろん、平時でも以下のようなメリットがあります。

  • 遠隔地でも本社と同じ教育を受けさせられる
  • 移動費や会場費などのコスト削減
  • 録画しておいて後から確認できる

ただし、オンラインに不向きな学習内容もあります。例えば、道具が必要な実技や店舗でのお客さま案内などは、実際に体験しないと感覚がつかみにくいものです。この場合は、オンライン研修と集合研修を組み合わせて実施するブレンディッドラーニングの導入を検討するとよいでしょう。

ブレンディッドラーニングについて、詳細は以下の記事をご参照ください。


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関連記事:オンライン研修(Web研修)とは?導入のメリットとデメリット、成功させるポイント


2. オンラインでも双方向コミュニケーションやアウトプットが可能

導入で、カレイドソリューションズ株式会社の調査報告を基に、体験型の研修はオンライン化が難しいと考えられる傾向があることをご紹介しました。

しかし、最近はアクティブラーニング反転授業といった、体験型の学習の効果が注目されています。

一般的に講義というのは、講師が一方的に知識や情報を提供し、受講者がそれらを「受け取る」ものです。対して、体験型の学習では、受講者は授業への「参加」を求められます。受講者が主体となって、知識の習得とその実践に取り組むのです。

体験型の講義では、講師の話を聞くよりも、グループで他の受講者と意見交換をしたり、教え合ったりする時間が多く取られます。

双方向コミュニケーションやアウトプットに重点が置かれることにより、視聴するだけの講義よりも、主体性や協働性、問題発見および解決力、創造力、リーダーシップなど、さまざまなスキルを伸ばすことができます。

これらは、変化が速く複雑な現在のビジネス環境で競争に勝っていくために、これからの企業人材に必須のスキルです。周囲とうまく協力し、臨機応変に問題解決に取り組むことが求められる、次世代リーダーやグローバル人材の育成にも、体験型の学習は欠かせないものといえます。

今後、オンライン研修に使われるツールは体験型の研修をカバーする方向への進化を求められていくでしょう。

現時点でも、Web会議システムには複数人が参加できる、ディスカッションやグループワークに適した機能を有するものがあります。次章以降でご紹介していきます。


3. Web上でのグループワークに使えるツールの特徴と利用方法

オンライン研修に使えるWeb会議システムは数多くありますが、ここでは、グループワークに適しており、無料で利用できるものをご紹介します。特徴や利用方法を確認し、ぜひ自社に合ったものをご検討ください。

なお、以下の内容は、2023年11月22日現在の情報に基づきます。

今回ご紹介するのは、以下の5つです。

●Web会議システム比較表(※無料版に限る

Web会議システム比較表(※無料版に限る)

以下より順番にご紹介していきます。

3-1. Zoom

Web会議システムの中では圧倒的に知名度が高いツールです。Web会議に慣れていない人も使いやすく、無料で利用できる機能が多いことから、人気となっています。

実際に、株式会社J.D.パワージャパンが実施した調査では、テレワークやリモート会議で最も利用されているWEB会議システムは、アメリカではZoomの一強(48%)、Microsoft Corporation提供の「Skype(25%)・Microsoft Teams(16%)」とZoom(30%)の二強構造であるという結果が出ています[3]

主な特徴は以下の通りです。

  • ブレイクアウトルーム機能がある
  • 招待や参加の仕方が簡単
  • 最大100人まで参加可能
  • 無料でもさまざまな機能が充実

最大の特長は、1つの会議を複数に分割できる「ブレイクアウトルーム機能」があることです。例えば、15人の受講者を、5人ずつ3グループに分けて同時に活動させることができます。

Zoomは研修を主催する1人がアカウントを持っていれば、他の受講者はアカウント作成の必要はなく、主催者が送信するURLをクリックするだけで参加できます。任意のカレンダーアプリと連携して会議を予定しておくことも可能です。

無料のベーシックプランでも、画面共有ホワイトボード、ファイル転送、ワンタッチ録画といった、グループワークに欠かせない機能が利用できます。参加者のPCを遠隔操作する機能もあるため、PC操作に不慣れな人がいてもスムーズに研修を進められます。

参加人数も100人までOKです。グループワークのセッションは同時に50個まで作成できます。ただし、ミーティング時間は40分間に制限されます。

また、無料版の場合、録画はローカル(PC上)で行われるので、後から録画を共有したい場合には、LMS(学習管理システム)やYouTubeなどにアップする手間が必要です。

なお、Zoomは、一時期ニュースなどでセキュリティ面の危険性が指摘されたこともあり、利用をためらう方もいるかもしれません。しかし、現在はほとんどの指摘に対して対策済で、現時点では心配なく使用できるとされています[4]

以下のような基本的な注意事項を守っていれば、問題なく利用できるでしょう。

  • 常にアプリを最新版にアップデートしておく
  • ミーティングには必ずパスワードを設定する
  • ミーティングIDやURLは参加者のみに知らせ、SNSには絶対に投稿しない
  • 「待機室」の機能を利用し、許可を得た人だけが参加できるようにする
    その後ミーティングをロックし、不正な参加を防ぐ
  • 機密資料の画面・ファイル共有はしない

基本的な利用方法は、公式サイトをご参照ください。
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

グループワークでブレイクアウトルーム機能を利用するには

Zoomの「ブレイクアウトルーム」は、初期設定のままでは利用できません。研修のホスト(講師)は、事前に以下の設定変更をしておく必要があります。

なお、ブレイクアウトルームはホストのみが使用できる機能であるため、受講者はこの作業をする必要はありません。

まず、画面右上の「マイアカウント」に入ります。

「マイアカウント」に入る

「設定」をクリックし、下にスクロールすると「ミーティングにて(詳細)」という項目があります。ここの「ブレイクアウトルーム」ONにします。

「設定」をクリックし、「ミーティングにて(詳細)」を探す

「ブレイクアウトルーム」をONにする

これで「ブレイクアウトルーム」機能が使えるようになりました。

グループワークの開始・終了方法

全体向けの説明や講義が終わったら、ホスト(講師)が画面下部の「ブレークアウト セッション」をクリックします。

「ブレークアウト セッション」をクリックする

メンバーのチームへの振り分けは、任意でも自動でも行うことができます。

メンバーの振り分けは、任意でも自動でも可能

また、オプションでセッションの時間制限などを設定できます。

オプションで各項目を設定する

なお、セッション中、ホスト(講師)は各セッションに参加することができるので、実際の集合研修と同じように各グループを見回り、アドバイスなどをすることができます。

ブレイクアウトセッションを以下のいずれかで終了し、メインセッションに戻ります。

  • 制限時間を設定した場合はその経過
  • 全ての参加者が各セッションから退出する
  • ホストが「すべてのセッションを停止」をクリックし、カウントダウンタイマーの設定がある場合はその終了

ここまで、Zoomの特徴をご紹介しました。

その他、グループでのビデオ・音声通話、チャットができるツールをご紹介します。

3-2. Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft Corporationが提供するWeb会議システムです。ホスト(講師)も受講者もMicrosoftアカウントの取得が必要になります。

主な特徴は以下の通りです。

  • チャネル(グループ)を複数作成すればグループワークが可能
  • 最大100人まで参加可能
  • Web 版のWordやExcel、Power Pointにアクセスし、共同作業が可能
  • 相手のPCの遠隔操作が可能
  • 背景ぼかし機能あり

ブレイクアウトルーム機能は有料版でなければ使えませんが、無料版でも1つのチーム内に複数のチャネル(グループ)を作成し、メンバーを振り分けることでグループワークが可能です。

ただし、チャネルは1つずつ作成しなければなりませんし、メンバーの自動振り分け機能はありません。その場ではなく、事前にグループを確定しておきましょう。

また、録画機能は利用できません。これらの点については、Zoomに軍配が上がります。

なお、「Office 365」に含まれているアプリのため、すでに「Office 365」を導入済の場合は有料版の機能を利用することができます。

基本的な利用方法は、公式サイトをご参照ください。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

3-3. Google Meet

Google Meetは、Google LLCが提供するWeb会議システムです。もともとは「G suite(現:Google Workspace)」の機能の一部として提供されていましたが、新型コロナウイルスの影響でWeb会議の需要が高まったことを受け、単体の無料サービスとして利用できるようになりました。

ホストが有料プランのユーザーでない場合は、ホストも受講者もGoogleアカウントの取得が必要です。

主な特徴は以下の通りです。

  • 最大100人まで参加可能
  • Googleカレンダー、Gmailと連携可能
  • リアルタイム字幕(英語のみ)

Googleカレンダー、Gmailと連携が可能なため、会議の予定作成や招待が簡単にできます。ミーティング時間の制限は、3人以上の場合60分です。

また、字幕機能は英語のみとなっていますが、英語の聞き取りが苦手な受講者がいる場合や、万が一雑音が入ってしまった際のスムーズな進行の役に立つでしょう。

基本的な利用方法は、公式サイトをご参照ください。
https://meet.google.com/

3-4. Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetingsは、世界最大手のネットワーク機器開発会社、シスコシステムズ合同会社が提供するWeb会議システムです。

主な特徴は以下の通りです。

  • 世界で1カ月当たりのミーティング参加者1億1300万人以上
  • ブレイクアウトルーム機能がある
  • 13の言語に対応
  • 最大100人まで参加可能

世界でトップクラスのシェアを誇るCisco Webex Meetingsは、慣れない人でも直感的に利用できる仕様となっています。加えて対応言語が豊富なので、よりスムーズな会議の進行やコミュニケーションをサポートしやすく、ユーザー数が多い理由もうなずけます。

無料版でブレイクアウトルーム機能が使える数少ないWeb会議システムで、カレンダー連携画面共有など、機能も充実しています。ミーティング時間には制限があり、最長40分です。

基本的な利用方法は、公式サイトをご参照ください。
https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

3-5. Remo

Remoは、リモ・ジャパン合同会社が提供するオンラインのカンファレンスサービスです。ブレイクアウトルーム機能はありませんが、同様のことができます。

なお、無料版は提供されておらず、14日間無料トライアルのみとなっています。

主な特徴は以下の通りです。

  • リアルに近い雰囲気の仕様
  • 受講者が話したい人がいるテーブルをクリックするだけで気軽に話せる
  • 参加人数は1会場で千人まで

Remoの画面は、誰がどこにいるのか一目で分かる仕様になっています。

Remo

(公式サイトより引用:https://remo.co/about-us/

Zoomの場合、受講者がブレイクアウトルームの各セッションを移動するには、ホスト(講師)が作業しなければならず、受講者には権限がありません。

この点Remoでは、受講者自身が参加したいテーブルを指定するだけでOKです。各テーブルで行われている会話は、そのテーブルに参加していない人には聞こえません。

また、全体へ向けて、アナウンスや演台でプレゼンテーションする機能もあるため、例えば、以下のような流れをつくることも可能です。

講師が全体説明 → グループワーク(1) → メンバーを入れ替えてグループワーク(2) → チームの代表者が全員に向けてプレゼンテーション → 講師が総括 (→ 研修終了後、話したい受講者同士で雑談)

基本的な利用方法は、公式サイトをご参照ください。
https://remo.co/

関連記事:オンライン研修(WEB研修)用ツールの選び方 LMS連携で人材育成の効率アップも


4. オンライン研修運営の注意点

オンライン研修の実施においては、リアルの集合研修とは異なる部分に気を配る必要があります。ここでは、オンライン研修をスムーズに進めるための注意点をご紹介します。

  • 事前にルールを決めておく
  • 音声についての問題を軽減する
  • 通信トラブルに備える
  • オンライン研修の長期化による問題の対策

事前にルールを決めておく

オンライン研修では、リアルの集合研修よりも、表情や仕草など言葉以外によるコミュニケーションのハードルが上がります。コミュニケーションを円滑にし、スムーズに進行するには、事前にルールを決めておくことが大切です。

例えば、以下のようなものが考えられます。

  • お互い名前を呼びやすいよう、表示名を本名にしておく
  • 発表者はジェスチャーを大きくすることを意識する
  • 複数の受講者が画面上に表示されていると、今誰が話しているのか分かりにくいことがあるため、発言したい人は挙手し、講師が許可してから話す
  • グループワークにおいて、誰も話し始めない沈黙状態を避けるために、司会、タイムキーパーといった役割や、意見を言う順番を事前に決めておく。その場で自動的にグループが振り分けられる場合は、五十音順や年齢順で役割を振ることを事前に確認しておく

音声についての問題を軽減する

オンライン研修には、声がこもって聞き取りづらい、発声してから相手に聞こえるまでに時差がある、周囲の雑音が入り込んでしまうなど、音声に関する問題がつきものです。音声が明瞭に聞こえないと聞き返しが増え、ストレスもたまりますし、進行の妨げにもなります。

音声の問題を軽減するには、以下のような方法が考えられます。

  • PCやスマホの内蔵マイクではなく、オンライン会議用として販売されているヘッドセット(ヘッドホンとマイクがセットになったもの)を使用する(無線は電池切れなどの問題が起こる可能性もあるため、有線がおすすめ
  • 受講者は、自分が話すとき以外はミュート(こちらの音声が聞こえない状態)にする
  • 静かで声が出せる環境で受講させる(雑音が多い喫茶店、静かな図書館などは避ける)

通信トラブルに備える

新型コロナウイルスの影響でテレワークやオンライン授業が推進され、世界的にデータ通信量が急増しています。国内通信大手によると、2020年3月下旬の通信量(日中)は2月比で最大4割増加したとのことです[5]

ピーク時に比べて落ち着いてきたとはいえ、オンライン研修中に回線が途切れたり、映像が乱れたりするといった通信トラブルが起こることは十分考えられます。そのため、LINEや社内SNSなど、Web会議システム以外でも同じメンバーで連絡が取れる手段を確保しておくことが必要です。

オンライン研修の長期化による問題の対策

オンライン研修が長期間に及ぶと、良くも悪くも慣れと緩みが出てきます。一方で、オンラインでは常に自分や同僚・上司の顔を見続けるため、リアルとは異なる緊張感でストレスを感じることがあります。

このような問題は、集合研修ができるなら、集合研修とオンライン研修をバランス良く実施することで解決できます。

しかし、オンライン研修をメインとする場合は、気持ちにメリハリをつけ、集中できる工夫が必要です。

例えば、オンラインで全体説明をした後、一定時間はオフラインとし、その間に課題について自分の考えをまとめ、その後オンラインでディスカッションをするなど、サボりにくい環境をつくったり、ストレス軽減のために、あえてオフラインの時間を取ってみたりするとよいでしょう。

関連記事:オンライン研修(Web研修)のやり方や企画のコツを解説!参考にしやすい具体例も紹介
関連記事:オンライン研修(Web研修)を成功のためにすべき工夫!実践のステップごとに紹介

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5. まとめ

オンライン研修は、遠隔地の教育コスト削減、集合研修の代替手段といった面で以前から注目されていました。その中、新型コロナウイルスの影響で、少なくない企業が集合研修からオンライン研修へ切り替えを試み、ますます需要が高まりました。

最近は、アクティブラーニングなど体験型の授業で得られる学習効果が注目されています。しかし、グループワークなど体験型の集合研修については、講義型に比べてオンライン化が進んでいないという調査結果が公表されました。

体験型の研修はオンライン化が難しいと考えられがちですが、Web会議システムには複数人が参加できる、ディスカッションやグループワークに適した機能を備えたものがあります。

そのようなWeb会議システムとして、以下を紹介しました。

・Zoom
・Microsoft Teams
・Google Meet
・Cisco Webex Meetings
・Remo

オンライン研修をスムーズに進めるための注意点は、以下のとおりです。

・事前にルールを決めておく
・音声についての問題を軽減する
・通信トラブルに備える
・オンライン研修の長期化による問題の対策

オンラインでも体験型の研修を実施することにより、リアルの集合研修のように受講者同士の交流を促すことができます。

テレワークが普及しつつある現在、仲間と話すことでストレスを解消する効果も期待できます。自宅にいながらモチベーションを保ち、前向きな気持ちで仕事に臨める助けになるでしょう。

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[1] トラベルボイス株式会社「新型コロナウイルスで出張を中止・延期した企業が9割超、会議・研修もオンライン化へ」,『トラベルボイス 観光産業ニュース』,https://www.travelvoice.jp/20200310-145632
[2] カレイドソリューションズ株式会社「【直前調査レポート】新型コロナウイルスが4月新入社員研修に与える影響に関するアンケート」,https://www.kaleidosolutions.com/news/press/research003/corona
[3] 株式会社 PR TIMES「「テレワーク下におけるWEB会議利用に関する日米調査」」,https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000049.000042677.html
[4] 株式会社翔泳社「Zoomのセキュリティ脆弱性、ユーザー情報流出は本当か?日本法人マネージャーが答える。」,『EnterpriseZine』,https://enterprisezine.jp/article/detail/12909
[5] 日本経済新聞「国内通信量、4割増加 外出自粛でデータ通信に停滞懸念」,2020年4月4日,https://www.nikkei.com/article/DGXMZO57673980U0A400C2MM8000/

(参考)
Zoomの価格プランは?無料プランと3つの有料プランの違い
https://dejimachain.jp/zoom-price/
『Zoomブレイクアウトルームの使い方』2020年版Zoom使い方⑤(在宅ワークWEB会議システム)
https://zoom-shukyaku.com/zoom-%E3%83%96%E3%83%AC%E3%82%A4%E3%82%AF%E3%82%A2%E3%82%A6%E3%83%88%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%A0-%E4%BD%BF%E3%81%84%E6%96%B9-%E5%9C%A8%E5%AE%85%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF/
結局、Zoomは使っても大丈夫なのか? (1/2)
https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2004/22/news026.html
Microsoft Teams に関するその他の情報
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/free#office-ContentAreaHeadingTemplate-dd899go
Microsoft Teamsとは?
https://news.mynavi.jp/article/msteams-1/
Web会議アプリ「Google Meet」の使い方と手順|個人向けに無料開放中
https://www.lifehacker.jp/2020/05/212607you-can-now-use-google-meet-to-host-free-video-conferen.html
【速報】Google Meet が誰でも無料で利用可能に
https://www.cloud-ace.jp/column/detail53/
Cisco Webex 無料プランの機能
https://help.webex.com/ja-jp/n19jg1u/Cisco-Webex-Free-Plan-Features
Cisco Webex Meetings Suite でサポートされる言語
https://help.webex.com/ja-jp/41odpo/Supported-Languages-for-Cisco-Webex-Meetings-Suite
実績ある第一人者がシスコを選択
https://www.cisco.com/c/ja_jp/products/conferencing/webex-meetings/index.html
オンライン・ワークショップのためのアプリ
https://onlinews.wiki.fc2.com/wiki/%E3%82%AA%E3%83%B3%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%BB%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%97%E3%81%AE%E3%81%9F%E3%82%81%E3%81%AE%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA
オンラインワークショップツールRemoを触ってみた
https://cyber-synapse.com/business-knowledge/online_marketing_training/online_workshop_tool_remo.html
カンファレンスもできるビデオ会議ツール Remo(リモ)の使い方
https://ascii.jp/elem/000/004/011/4011494/2/
Remo.co Conference 使い方・トラブルシューティング[オンライン飲み会・バーチャルイベントツール]
https://insight.planidea.jp/lab/tips/compare-online-services/remo-conference-guide/
【解説】WEB会議ツールRemoの使い方講座|登録~テレビ会議まで
https://note.com/tomoenakata/n/nced413ef83f1
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https://note.com/saposapo/n/n342221ff0ec9
オンラインでのグループワークを活性化させる「問い」と「手続き」と「アウトプット」!?
http://www.nakahara-lab.net/blog/archive/11429
これだけはおさえたい!オンライン研修を実施するためのチェックリスト
https://www.mitemo.co.jp/column/online-training02/
オンライン化された新入社員研修のマンネリ対策案
https://heart-quake.com/article.php?p=9384

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