「今使っている採用管理システム、当社にとってベストな選択なのだろうか？」
人材不足が深刻化する中、採用の重要性は増すばかりです。優秀な人材を確保するため、各社がしのぎを削っています。
採用管理システムの初期のものは、1987年ごろに登場したといわれています。いち早く導入した企業ではすでに30年近くの利用実績があることになります。愛用してはいるものの、見直しを図る機会を逃したまま「なんとなく」使い続けている企業は少なくないのではないでしょうか。
今はHR Techの時代。システム間の連携はもちろん、デジタル技術の発達によりデータ活用の幅も広がっています。市場も拡大し、採用管理システムについてちょっと調べると、実に50以上もの商品サービスが出てきます。
あまりにも多すぎて、結局どのシステムが自社に合うかわからず現状維持…となってしまうこともあるでしょう。
そこで本稿では、独自の調査により、特に大手企業で使用されていることが多いシステムを中心に11社をピックアップしました。
比較検討するための情報はもちろんのこと、そもそもどのようなシステムが自社にとってマッチするのか、選定するためのポイントについてもお伝えしていきます。機能をイメージしたり、自社で今使っているシステムの課題をあぶり出したりするのにも役立つでしょう。ぜひ参考にしてください。
目次
1. トレンドを確認！今どきの採用管理システムとは
まずは今の時代の採用管理システムがどのようなものか、改めて確認していきましょう。
採用管理システムとは、採用活動全般に関わる業務を、機械的に管理できるように開発されたシステムのことを指します。
例えば、応募者の情報管理、スケジュール管理など、人の手で行うには煩わしいと感じる作業を、システム上で一元管理します。「ATS（Applicant Tracking System）」とも呼ばれており、採用分野での「HR Tech」の一つです。
![HR Tech とは？導入メリットやトレンドをご紹介[業界カオスマップ付]](https://research.lightworks.co.jp/wp-content/uploads/2020/10/hrtech-min.jpg)
ベンダーごとに特徴はあるものの、どの採用管理システムにも搭載されている基本機能としては、以下が代表的です。
・進捗などスケジュールの管理
・登録している複数の求人サイトの管理
・面接結果のデータ管理
・応募者とのコミュニケーションシステム
1-1. 採用管理システムが必要な理由
パーソル総合研究所の調査によると、日本の労働市場は2030年には644万人もの人手不足になると予測されています。
出典：株式会社パーソル総合研究所、中央大学「労働市場の未来推計2030」,2019年3月1日公表，https://rc.persol-group.co.jp/news/files/future_population_2030_3.pdf（閲覧日：2020年12月2日）
現時点ですでに人手不足を感じている企業も多いのではないでしょうか。人手不足となる背景には、少子高齢化による労働力人口の減少が大きく関係しています。働き方改革の影響もあり、システムを活用した業務の効率化は現代企業の喫緊の課題となっています。
さらに、情報セキュリティ対策も厳しく求められるようになっているため、大量の個人情報を扱う採用業務では、様々なリスクマネジメントが必要です。
つまり、「限られた数の担当者で」「効率的に」「安全に」「必要な人材を採用する」ことが、採用担当者のミッションであるといえます。採用管理システムは、煩雑な事務作業をオートメーション化することでその達成を支援するものです。
1-2. 採用管理システムの最前線
初期の採用管理システムは、大量の応募データを効率的に管理することを主目的としていました。しかし、今ではそれは「当たり前品質」となり、デジタル技術の発展とともに進化を続けています。ここでは、今どきの採用管理システムの特徴を4つご紹介します。
- クラウド型システムが主流
- LINE連携機能
- 高品質なUI
- データ分析機能の搭載
クラウド型システムが主流
採用管理以外の分野も含め、世の中のシステム全般はクラウド型が主流となっています。
昔は、企業がシステムを導入する場合、パッケージ型のソフトを購入し、そのソフトをインストールしたパソコンでのみ作業が可能、という形が主流ものでした。いわゆる「オンプレミス型」というものです。
そのため、そのシステムを使用できる人は一部の担当者に限られました。
しかし、クラウド型の場合は、インターネットさえあれば、ソフトを介さずにシステムを使うことができます。結果として、導入に係る負荷が減り、システム使用の属人化を防ぐことが可能となりました。
LINE連携機能
株式会社学情が2020年に発表したデータ[1]によると、就職活動で最も連絡が付きやすいツールはLINEで、回答者は最多の52.3％でした。
一方で、従来の就職活動のコミュニケーションツールとして主流だったメールは44.3%でした。
カジュアルに思えるSNSですが、今や採用シーンでも当たり前のように使われるようになって来ていると言えるでしょう。
そのため、最近の採用管理システムでは、LINEとの連携がされているものが出てきています。
高品質なUI
上述の通り、今どきの採用管理システムは、クラウド型のものが主流となっています。また、機能が豊富なので、採用の担当者だけでなく、様々な部門の担当者が採用管理システムを使うようになりました。
そのため、「操作の分かりやすさ」「使いやすさ」という点が重要となっています。初心者がマニュアルを見なくても必要な操作ができる、UI（ユーザ・インタフェイス）の品質の高さが求められていると言えるでしょう。
データ分析機能の搭載
企業にとって、採用のミスマッチはどうにか回避したい問題の一つです。そのためには、しっかりとした人事戦略を立て、投資する対象を見極めていくことが必要です。その思案材料となるのが、毎年蓄積されるデータです。DXの時代、データは企業の財産です。
有用なデータを集め、蓄積し、多角的に分析し、さらにそれを分かりやすく可視化してくれる採用管理システムが求められています。
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2. 採用管理システムを導入するメリット
ここでは、採用管理システムを導入することの具体的なメリットを確認しましょう。代表的なものとして以下の6つが挙げられます。
- 業務の効率化を図る
- 導入が低コストですむ
- 人的ミスを防ぐ
- 誰でも管理が可能になる
- 応募者に対してスピーディに対応できる
- 戦略的なことに時間を割ける
業務の効率化を図る
仕事が多くて手が回らない…
採用担当をしている方のほとんどが、それだけを仕事にしているわけではないでしょう。企業規模や組織体制にもよりますが、他の人事業務と並行して採用業務を行っているという方がほとんどではないでしょうか。
採用業務は、計画立案、募集、説明会、書類確認、日程調整、面接、内定出しなど、多くの工程を踏みます。一方で、制度に沿って進められる分、定型化しやすい事務作業が多いのも特徴です。
システムを導入することで、そういった煩雑な作業の一部を自動化し、業務の効率化を図ることができます。
導入が低コストですむ
システムを導入するのはお金がかかる
そうお考えの方が多いかもしれません。第1章でもお伝えした通り、最近主流のクラウド型サービスでは、従来型のオンプレミスより低コストでの導入が可能となっています。価格感については、後半の製品紹介のパートで触れますので、そちらをご参照ください。
人的ミスを防ぐ
複数の面接候補者とやり取りをしていて、誤ってメールを発信してしまった…
情報セキュリティが厳しく言われている昨今は、このような人的ミスが企業の評判を著しく下げてしまう可能性があります。個人情報を扱う業務では、特に慎重さが求められます。正しくシステムを導入し、活用すれば、このような人的ミスを防ぐことができます。
誰でも管理が可能になる
前任者がどうやっていたかわからない
人材の流動性が高まる中、人事部門も例外ではないでしょう。たくさんの情報を扱い、かつ工程の複雑な採用業務。担当者が独自に管理をしていると、引き継ぎは大変ですし、モレも心配です。
システム上で一括管理をしておけば、過去の採用関連データを簡単に共有することができるので、属人的な管理体制を回避することができます。
応募者に対してスピーディに対応できる
良い人材から応募が来たと思ってアプローチをしたら、他社で決まってしまった…。
優秀な人材を確保するためには、スピーディな対応が必須です。選考に時間をかけすぎてしまい、対応が遅れると、応募者のモチベーションを下げかねません。取り逃してしまうリスクも高まります。
採用管理システムには、メールの自動送信や、応募者を一定の条件で機械的に絞り込む機能があります。選考プロセスの中で生まれる空白の時間を除去し、応募者に対して素早く対応できるようになります。
戦略的なことに時間を割ける
事務的なことばかりに時間を割かれ、戦略を考える余裕がない
上述のように、システムを使用することで、業務を効率化することができます。煩雑な事務手続きは、システムが自動で行ってくれるのです。担当者は、自社に必要な人材の見直しや、獲得のための施策検討など、より戦略的なことに時間を使えるようになります。
また、システムには応募理由や合否の理由、もしくは辞退の理由など、採用プロセス上で発生する情報が蓄積されるので、分析の材料になります。データを可視化し、応募者の特徴や傾向を把握することで、採用戦略をブラッシュアップしていくことができるでしょう。
ここまで、採用管理システムを導入する主なメリットを見て来ました。まず実務担当の業務負荷や実務上のミスを減らせること、そして、これにより採用戦略の質向上を目指せることがポイントです。質が向上すればマッチングの精度や応募者の満足度も上がり、採用業務全体によい効果をもたらすでしょう。
3. 採用管理システムを導入するデメリット
採用管理システムにはデメリットも存在します。ここでは代表的なデメリットとして、以下の3つを取り上げます。
- 運用ルールの統一・浸透のために一時的な負荷が生じる
- 求めるスペック次第でコスト負担が高くなる
- 自社に適した機能の判別が難しい
運用ルールの統一・浸透のために一時的な負荷が生じる
同じ情報をみんなで共有できるというのはシステムの良いところですが、利用者が増えるとその分ルールの浸透が難しくなります。入力や更新の仕方、タイミングなどが揃っていないと、適切な情報をタイムリーに共有することができません。
後に分析に活用することを考えても、入力されるデータの形式や種類は揃えておく必要があります。操作周りについてはどのタイミングで・どんな情報を・どんな形式で入力すればよいかをルール化し、関係者に丁寧に説明する機会を設けましょう。マニュアルの作成・配布も必須です。
このため、導入の初期においては運用に関する負荷が一時的に上がることを覚悟しておいた方が良いでしょう。システムに機能が充実していても、使いこなせなければ効果は目減りしてしまいます。準備は計画的に進めましょう。
求めるスペック次第でコスト負担が高くなる
クラウド型システムにかかるコストはオンプレミス型に比べれば低い傾向にありますが、運用の規模（人数）やオプション機能の追加などによって上がっていきます。
導入時には、初期費用とランニング費用、有料オプションの内容などをしっかり確認しておきましょう。
自社に適した機能の判別が難しい
導入後、全く使わない機能というのが出て来る可能性があります。システムの仕様を理解して導入し、運用設計を行ったうえで一部の機能を使わないということなら良いのですが、そもそも「自社の採用にどんな機能が必要か/役に立ちそうか」を良く考えずに導入してしまった場合、実際の業務プロセスとシステムの機能がマッチしないという事態に陥りかねません。
場合によってはシステムのフローに合わせて自社の採用プロセスを変更した方が全体にとって良いこともあります。導入に当たっては、実際の業務と採用管理システム機能の関係をきちんと整理していくようにしましょう。
4. 採用管理システムの選定ポイント
ここでは、採用管理システムを実際に選定していく際に、どのような機能に着目し、何をポイントに検討すればよいのか、そのポイントをお伝えします。具体的には以下の4つです。
- どこの求人サイトやエージェントを使用しているか
- 募集人数、応募者数の規模
- どのようなデータを分析したいのか
- 既存システムとの連携ができるかどうか
どこの求人サイトやエージェントを使用しているか
多くの企業が、求人サイトやエージェントを使用しているのではないでしょうか。採用管理システムも、求人サイトやエージェントとの連携を行っています。自社の使用しているサービスが連携されていなければ意味がないので、中心に使用しているサービスはどこなのかを、事前に把握しておきましょう。
募集人数、応募者数の規模
募集人数、応募者人数に応じて、必要な機能は変わってきます。募集人数が多く、毎年選定に苦労しているようであれば、AIが求人情報に適した人材を選定してくれる機能などがあると便利かもしれません。
応募人数が少なくて困っているということであれば、自社の採用サイトを様々な求人検索に連携してくれる機能があると良いでしょう。
例年の規模感や傾向を書き出し、具体的に何が課題でどのあたりをどう改善したいのか明確にしておくと、システムに求める機能やスペックが見えてきます。
どのようなデータ分析をしたいのか
採用管理システムでもデータ分析機能が注目を集めていることはすでにご紹介した通りですが、分析する目的や対象が不明瞭なままだと、宝の持ち腐れになってしまう可能性があります。
例えば、進捗状況を把握したいということであれば、「選考結果」や「評価」のデータが使えるでしょう。もっとも、この場合はコンピュータによる分析というほどのことでもなく、CSVで必要な項目のデータを出力し、集計すれば事足りるかもしれません。（この部分も、マクロを組むといった工夫で自動化は可能です。）
また、「選考結果」や「評価」といった情報は、採用プロセス上、システムに登録される基本情報と言えます。分析を見越して収集する必要のあるデータではありません。
一方で、様々な切り口で分析したデータをチェックして、戦略的に使いたい、といった場合は、そのために必要なデータを収集しておく必要があります。
分析対象項目には、例えば以下のようなものがあります。
・説明会・面接の各回の参加率
・エージェントごとの採用率
・経路による選考通過率
・応募者の面接の評価傾向
・各種データの昨年との対比
・経路による応募者の傾向
こういった数字が欲しい場合は、必要なデータが採用管理システムに入力されるよう、機能や運用設計を調整する必要があります。または、他のシステムと連携するという手もあるでしょう。（次項目参照）
導入時に、どのようなデータが自社の人事戦略に役立つか、検討しておくことが必要です。
既存システムとの連携ができるかどうか
新規の場合でも、リプレイスの場合でも、その採用管理システムを他の人事系のシステムと連携できるかどうか、という点は大変重要です。HR Techでは、複数のシステムで同じ情報を入力する必要がないよう、システム間でデータの連携を図るのが一般的です。
中心にあるのは人事データベースです。ここから労務管理システムや学習管理システムに従業員の基本情報を取り込んだり、逆に特定の項目の情報を人事データベースに取り込んだりします。また、学習管理システムからタレントマネジメントシステムに学習履歴や成績情報を連携するといったこともあります。
採用管理システムに蓄積されているデータは入社前のものですが、その後のマネジメントや人材育成に役立つ情報を他のシステムに取り込みたいというニーズがあり得るでしょう。
導入時には、そのあたりについてよく確認しておきましょう。ベンダーが連携構築をサポートしてくれるかどうか、費用はどうか、といった点を比較してみるのもよいでしょう。
このように、採用管理システムを選定する際は、導入の目的や運用の先にあるものイメージしておくことが大切です。その前提として、まずは自社の現状を把握しておく必要があるでしょう。
なお、市場のニーズに一番詳しいのはベンダーです。他社の事例や、どのような活用可能性があるのか、遠慮せず質問して説明してもらいましょう。
5. 採用管理システムの特徴（中途採用に強み）
ここでは、当社が独自に調査した、現在大手企業を中心に利用されているシステム、話題となっているシステムを11社厳選いたしました。
はじめに、中途採用に強みを持つシステムをご紹介します。ぜひ選定の参考にしてください。
(1) ジョブスイートキャリア
採用管理ツールを1998年から提供していて、歴史のあるパイオニア的存在です。2019年3月の段階で契約継続率95％以上となっている、安心感のあるシステムといえます。ジョブスイートキャリアは中途採用に特化していますが、新卒に特化したシステムもあります。
・求人公開の手間が簡略化
応募ページを外部のWebサイト制作会社へ依頼する必要なく、また、サイト作成の技術的な知識を持っていなくても簡単に手元で更新できます。サイト作成に時間やコストをかけていた企業にとって大幅に削減できます。
・各エージェントからの応募者管理がスムーズに
エージェント側が使用する機能もシンプルで使いやすく、2,400社以上が候補者推薦の際に利用しているため、多くの人材紹介会社を利用している、という企業にとってはこのシステムで一元管理でき、各エージェントからの応募者管理を楽に行えます。
・蓄積されたノウハウ実績
採用管理ツールのパイオニアともいえる存在のため、多くのノウハウが蓄積されています。
システムの導入だけではなく、採用に関する課題解決の相談にも向き合ってもらえるという安心感があります。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 1,000社以上 |
| 費用 | 月額50,000円～ ・無償の利用期間はあり 営業によるコンサルテーション、およびデモンストレーションを行ったうえで、検討の継続に必要であれば試用アカウントを一定期間貸出 ・企業ごとの採用ボリュームに応じたプランが提供 ・詳細は要問合せ |
| データ 分析 | データダウンロード機能、募集職種状況分析機能、選考プロセスレポート機能など |
| 導入サポート | ・営業によるコンサルテーション ・メール、電話によるヘルプデスクを設置 |
| 連携ツール | Googleカレンダー、Microsoft Outlook、Microsoft Teams、Zoom,slackなど |
| こんな企業におすすめ | ・紹介会社を多く活用している ・実績・歴史のあるシステム会社がいいと考えている ・特に「専任の」中途採用担当者を置いていない企業で採用活動の生産性向上を図りたい |
| 大手企業 | ◎ |
| 中小企業 | ○ |
| スタートアップベンチャー | ○ |
(2) HERP hire
2023年2月にアイティクラウド株式会社運営のビジネス向けIT製品・クラウドサービスのレビュープラットフォーム「ITreview」の「ITreview カテゴリーレポート 2023 winter」採用管理（ATS）部門で顧客満足度No.1を獲得しました。さらに「ITreview Grid Award 2023 Winter」の同部門においても、顧客満足度および市場認知度の高いサービスに贈られる「Leader」を受賞した近年伸びてきている採用管理システムです。
・社内での採用活動を活性化
HERP hireは、全社員が当事者として取り組む「スクラム採用」を推進しています。Slack/Chatwork連携で現場メンバーへの情報共有がスムーズに行うことができ、使いやすいシンプルなUIで誰でも簡単に操作ができるため、人事採用担当者以外でも採用活動に参加しやすい環境を提供します。
・採用のミスマッチの低減
社内を巻き込んでの採用活動が可能となることで、採用のミスマッチを減らし、現場の採用への不満を抑えることができます。
・各企業に特化したデータ分析
各企業向けにカスタマイズした選考フローや見たいセグメントで数字を可視化した「採用ダッシュボード」から専門のデータアナリストがデータの構築と更新の作業を行います。採用担当者はデータの解釈、戦略策定に集中でき、データを基にした勘や経験に頼らない意思決定が可能となります。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 1,500社以上 |
| 費用 | 要問い合わせ |
| データ 分析 | ・経路 × 選考ファネル の分析がより簡単に ・選考中の応募者一覧レポートから、個別の応募者を確認可能に ・企業ごとにカスタマイズした採用ダッシュボードの提供を開始。自社で見たい数値を時間を使わずに可視化可能に ・Googleアナリティクスのクロスドメイントラッキングに対応し、自社の求人票のより詳細な分析・振り返りが可能に |
| 導入サポート | ・アカウントの設定から、業務プロセスの構築、社内での操作説明会まで専任のスタッフがサポートが可能 ・利用開始後も、効果的な活用方法について専任スタッフから案内あり |
| 連携ツール | Slack・Chatworkを通じた各種通知 |
| こんな企業におすすめ | ・スタートアップ、ベンチャーなどのスピード感を重視している企業 ・他社の状況を知りたいと思っている企業 ・小規模ながら人事だけではなく会社全体で採用業務に力を入れたい |
| 大手企業 | △ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ◎ |
(3) hrmos 採用
ハイクラス転職で有名なビズリーチが運営する採用管理システムです。2017年には、AIにを活用した採用のミスマッチ低減を実現するサービスなどを理由に、第2回HRテクノロジー大賞「採用サービス部門優秀賞」を受賞しています。
・データの活用による戦略的な採用活動をサポート
採用関連業務をシステムですべて一元管理できるため、採用に関するあらゆるデータが蓄積されます。そのデータから数字を根拠とした戦略的な意思決定を行えます。さらにレポート機能も充実しているため、PDCAを回す際の指針にもなり、効率的に採用活動を行えます。
・コミュニティで効果的な利用方法を共有
HRMOS採用とHRMOS採用ユーザーが共同で採用担当者を対象としたコミュニティを運営しています。システムの効果的な使用方法はもちろんですが、採用に関わるお互いの情報交換など、他社の状況が把握できます。
・リファラル採用の推進
社員紹介機能があるため、サイトや紹介会社からの紹介だけではなく、リファラル採用を推進できます。求人のチャネルを増やせるだけでなく、リファラル採用が活発化することで応募者の信頼度、マッチ度も高まる可能性があります。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 700社以上 |
| 費用 | 要問い合わせ |
| データ 分析 | 人材紹介会社ごとの分析レポート、募集職種ごと、経路ごとの選考通過率等を含むレポートが自動で作成が可能 |
| 導入サポート | ・他社の採用担当者と情報交換できるコミュニティを定期的に用意 ・使い方セミナーを開催 ・専任担当者による導入～運用支援あり ・問い合わせ対応専門のチャットサポートチームが常時待機 |
| 連携ツール | Googleカレンダー、Microsoft Outlook、Google Meet、Microsoft Teams、Zoom、Slackなど |
| こんな企業におすすめ | ・リファラル採用や、データ分析など、最新の状況を取り入れた採用活動を行いたいと思っている企業 ・いろいろなチャネルでの採用活動を視野に入れている企業 |
| 大手企業 | ◎ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ◎ |
(4) リクナビHRTech 採用管理
リクルートが運営する、2019年時点でクラウド採用管理システム導入社数1位を獲得した中途採用むけのシステムです。
・無料で導入が可能
応募から入社までの選考を一元管理できる機能がすべて無料で使用できます。ユーザーアカウント、紹介会社、候補者ともに登録数は無制限です。採用管理システムを使用してみたいもののコストも抑えたい、という企業でも、気軽に導入できます。
・エージェントとのやり取りをスムーズに
複数のエージェントを使用していると、メールを見落とす、合否連絡のメール作成に時間を取られるなど、いろいろと問題が発生します。このシステムでは、複数のエージェントからの情報が候補者一覧画面にすべて集約されていて、紹介されてから何日経ったかの時間経過も確認できるため、見落としなどを未然に防げます。さらに、不採用の際の伝達もワンクリックで済むため、エージェントとのやり取りがスムーズになります。
・選考データの集計・分析で業務効率化
無料のシステムにもかかわらず、選考データを期間やエージェント軸で集計が可能です。分析機能を使用することで、数字という客観的なデータで選考プロセスを見直すことができます。特に数値化することでエージェントの特徴がわかり、最大限エージェントの特徴を活かした採用活動を行うことができます。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 53,000社 |
| 費用 | 無料 ユーザーアカウント、紹介会社、候補者共に登録数に制限はない |
| データ 分析 | 求人・エージェント別に選考を簡単に分析 |
| 導入サポート | 情報なし |
| 連携ツール | 情報なし |
| こんな企業におすすめ | ・採用管理システムを使用したことがなく、まずはどんなものか無料で試してみたい ・中途採用に複数のエージェントを使用している |
| 大手企業 | ○ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ◎ |
(5) AOLC
https://saponet.mynavi.jp/pickup/t/aolc_midcareer/index.html
大手人材、広告企業のマイナビが提供する採用管理システムです。なお、AOLCは中途採用に特化しています。ここでは紹介しませんが、新卒向けにはAOLというシステムも提供しています。
・様々な応募経路の応募者データを一元管理
新卒採用と比較して、中途採用は応募経路が転職情報サイト、紹介会社、自社HP経由など複数あり、応募のタイミングもバラバラです。しかし、人気企業の場合中途採用でも多くの応募者が集まるため、複数経路からの申し込みは担当者の管理が猥雑になります。AOLCはそういった申し込みを一元管理し、スムーズな採用管理を実現します。
・安心のサポート体制
AOLCでは専任担当が1社に1名つきます。導入時や運用中の課題や不明点への対応など、システムを使用するためのサポート体制が整っています。他社からの乗り換えの際に発生するデータの移行作業などもサポートしてもらえます。
・集計機能の充実
媒体別、エージェント別、都道府県別などの集計以外にも、独自に集計したい項目を設定することができるクロス集計も可能です。GAタグ・GTMタグの埋め込みが標準搭載されているため、解析ツールを用いることで訪問者の流入先や、検索キーワード、OSやブラウザーを使っているのかという情報に加え、サイト内での回遊状況まで追跡可能です。データ分析で、より効率的な採用活動を行えます。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 1,000社以上 |
| 費用 | 要問い合わせ |
| データ 分析 | ・各種簡易分析機能 ・クロス集計機能 集計したい内容を簡単に集計・分析が可能 例：媒体別、エージェント別、都道府県別などの集計の他、独自に集計したい項目を設定することができるクロス集計も |
| 導入サポート | 導入時専任担当が現在の採用状況などをヒアリングし、採用方法やリソースに合わせて機能と運用を提案 |
| 連携ツール | LINE、WEB適性テスト「SHL」など、連携できるサービスは多種多様 |
| こんな企業におすすめ | ・中途採用に多くの応募が来る ・他社からの乗り換えを検討中 ・あらゆる角度から分析を行ってみたい |
| 大手企業 | ◎ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ○ |
6. 採用管理システムの特徴（中途・新卒採用に強み）
次に、中途・新卒採用に強みを持つシステムをご紹介します。ぜひ選定の参考にしてください。
(1) 採用一括かんりくん
https://www.career-cloud.asia/
LINEやZoom、
・内定辞退防止アンケート機能の搭載
選考途中の学生にアンケートをして結果を分析する「内定辞退防止アンケート」機能により、早い段階での内定辞退への対策が可能です。この機能は学生が重視していること、興味を持っていること、知りたい情報などを分析し、表示してくれるため、面接官の選定や次回の話題など、選考途中での調整ができ、採用の歩留まりの改善にも役立ちます。
・費用対効果が高い
月額20,000円のライトプランでもエントリー管理、タスク管理、メッセージ管理といった管理機能だけではなく、ズーム連携や優れた分析機能（一部項目制限あり）も使用可能です。さらに、管理機能によって日程調整の負担も軽減され、導入前と比較して工数が5分の1に削減されたという事例もあるため、高い費用対効果が期待できます。
・スムーズな採用コミュニケーション
LINEとの連携で、学生とスムーズなやり取りができます。一括送信も可能で、「エントリー済み」「説明会に来ていない」など設定も柔軟にできます。テンプレートの使用も可能なため、コミュニケーションにおける事務的な手間を簡素化できます。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 800社以上 |
| 費用 | ・月額20000円～ ・「ライトプラン」「レギュラープラン」その他オプションあり ・詳細は要問い合わせ |
| データ 分析 | 面接の評価傾向や、説明会・面接の各回の参加率、昨対分析など細かな分析が可能 |
| 導入サポート | 専属のカスタマーサービス |
| 連携ツール | Googleカレンダー、Microsoft Outlook、Google Meet、Microsoft Teams、Zoom、Slack、Chatwork、LINEなど（各種プラン・オプションにより異なる） |
| こんな企業におすすめ | ・勢いのあるベンチャーなど組織の変化が多い ・基本的な機能を低価格で利用したい |
| 大手企業 | △ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ◎ |
(2) ジョブカン採用管理
ジョブカン採用管理は法人向けIT製品の比較・資料請求サイト「ITトレンド」が発表した「ITトレンド年間ランキング2023」で1位を獲得しました。そのほか、2017年には日本の人事部HRアワード入賞や、日本人材ニュース人材コンサルティング会社ガイド100選に入選するなど、今時の採用管理システムの中でも注目されているシステムの一つです。
・シンプルで高い操作性
ジョブカン採用管理は、人事・採用担当者1,000名以上の意見を元に開発されました。そのため、現場の面接官、人事担当者、役員や責任者など、誰が見ても分かりやすく使いやすい設計となっています。マニュアルがなくても直感的な操作ができるという定評があります。
・露出の増加に貢献
『Indeed』や『Googleしごと検索(Google for Jobs)』にも対応したページが作れるため、多くの方の目に留まることになります。求人を出してもなかなか応募が来ない、という企業にとって、露出増加の手助けとなります。
・進化し続ける採用業務の簡略化
Googleカレンダー連携機能に「AI」を活用し、候補者に選考通過の連絡をすると同時に、次回の面談・面接候補日を選考担当者の空き状況から自動で提示する、という機能を搭載しています。ジョブカンはオペレーションを「徹底的に自動化・効率化する」ことにこだわりをもっているため、今後もこのような機能の追加が期待できることも、特徴の一つといえます。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 20万社以上 |
| 費用 | ・無料プランあり（求人媒体自動連携なし） ・LITEプラン（求人媒体自動連携なし）月額8,500円～人数に応じて変更 ・STANDARDプラン（求人媒体自動連携あり） 月額30,000円～人数に応じて変更 |
| データ 分析 | レポートが自動生成 |
| 導入サポート | ・不明点不具合が生じた場合、カスタマーサポートが早急に対応 |
| 連携ツール | Google/サイボウズ/Office365のカレンダー、Zoom、LINE、Slackなど |
| こんな企業におすすめ | ・スタートアップや名前は知られていないが優秀な中小企業 ・露出を増やして母集団を増やしたいと考えている |
| 大手企業 | △ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ◎ |
(3) SONAR ATS
2022年8月期に日本マーケティングリサーチ機構にて、採用担当者がおすすめしたい採用管理システム(ATS)で、ナンバーワンとなった採用管理システムです。「Productivity（生産性）」と「Flexibility（柔軟性）」を設計思想とし、採用担当者の理想とする採用の実現をサポートします。
・サポート体制の充実
導入時はもちろんのこと、導入後も初期セットアップのサポート、運用開始後の定着化支援、サポートサイトやヘルプデスク、ベストプラクティスを学べるユーザー会など、様々なサービスが整っています。さらに、他社からの乗り換え時の導入支援も行っています。
・オンライン採用を実現
オンライン面談システムや適性検査など、外部ツールと簡単に連携でき、オンライン採用を取り入れることが可能です。通常の採用フローに大きな影響を与えることなく行えるため、多様なスタイルの採用活動を実現できます。
・新卒中途オールインワンシステム
多くのシステムが、新卒、中途とそれぞれ別の商品として提供している場合がほとんどです。SONAR ATSは、新卒・中途採用を統合して管理が可能です。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 1,800社以上 |
| 費用 | 初期費用 0円 |
| データ 分析 | ・各種データ分析の自動化、情報のグラフ化 ・エントリー推移の把握や各種施策の効果測定が可能 |
| 導入サポート | ・専任のオンボーディング担当が、採用に適した設定を 提案 ・SONARの操作に関するオンライン講座を準備 ・導入後は初期セットアップのサポート、運用開始後の定着化支援、サポートサイトやヘルプデスク、ベストプラクティスを学べるユーザー会など、様々なサポートを受けることが可能 |
| 連携ツール | Googleカレンダー、Microsoft Outlook、Microsoft Teams、Slack、LINEなど |
| こんな企業におすすめ | ・新卒と中途両方を同じシステムで使用したい ・他社から乗換えを検討しているが自分たちで行うのが手間 ・独自の採用フローに合わせたシステムを使いたい |
| 大手企業 | ○ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ◎ |
7. 採用管理システムの特徴（新卒採用に強み）
最後に、新卒採用に強みを持つシステムをご紹介します。ぜひ選定の参考にしてください。
(1) i-web 新卒採用モデル
https://www.humanage.co.jp/service/i-web/service/new_graduates/
2024年2月段階で、15年連続導入シェアナンバー１、2019年12月調べで継続率95％を誇るシステムです。インターネット黎明期に業界で初めてマイページ機能を有しました。
・大手就職サイトとのリアルタイム連動で応募機会を拡大
リクナビ、キャリタス就活、OfferBoxとリアルタイム連動しています。応募機会の拡大のみならず、これだけの媒体からの申し込みを一括管理できることから、採用担当者の負担も軽減されます。
・「採用」をキーワードに多彩なサービスが充実
i-webの目指すところとして、「採用成果の実現に貢献する、人材採用を支えるプラットフォームを創りつづけたい。」としています。この言葉通り、i-webには多彩なサービスが用意されています。採用管理システムについても、新卒、中途に加え、内定者フォロー、リクルーター支援、グローバル採用、グループ採用など、種類を多数そろえています。
さらに、採用DXとして、セミナー、面接など、募集から入社までの採用活動すべてをオンラインで行えるプラットフォームも整っています。
・マイページ機能で質の高いマッチングをサポート
インターネットの発達により、過去と比較すると求職者からの応募が増えた一方で、辞退者も増えているという悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。マイページ機能を利用して広報活動を行うことで、そのような悩みを軽減することが可能です。
就職情報サイトや公開採用ホームページだけでは内容をよく読まずにエントリーをしてしまうという応募者も多いですが、マイページ機能というひと手間を作ることで、より関心の高い応募者を集めることができます。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 1,900社以上 |
| 費用 | キャリア採用モデルは7.5万円/月～ （※初期導入費は別途発生） 新卒採用モデルに関しては母集団人数やご利用用途によって変動 |
| データ 分析 | 選考業務の状況を多角的に分析・検証するための統計機能 |
| 導入サポート | 採用シーズンを通じて選考フローの設定や使い方をサポートする担当者がつく |
| 連携ツール | Googleカレンダー、Microsoft Outlook、Zoom、LINEなど |
| こんな企業におすすめ | ・多くの応募者が来るが、ターゲットとはずれた応募者も多く来てしまう ・グループ採用を行っている、もしくはこれから行おうとしている |
| 大手企業 | ◎ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ○ |
(2) e2R PRO
https://www.worksjapan.co.jp/services/e2rpro/
「採用チームの働き方改革」を合言葉に、応募、選考、評価までの一連の業務を最適化し、業務の効率化や採用コストの削減を実現します。
・データベース上での一括管理
学生とのやりとりや評価、合否結果など、紙やエクセルなどでアナログ管理していたものをすべてデータ上で一括管理が可能です。Ipadを利用したペーパーレス管理も可能なため、結果の統合の手間や、個人情報を持ち歩くストレスも軽減されます。データの反映も即時なため、選考がスムーズに進みます。
・採用担当者の誰が見ても状況判断が可能
応募者には専用のマイページ機能を利用してやり取りを行います。そのため、マイページ機能を通じて採用担当者は進捗状況をオンラインで共有することが可能です。複数の担当者で対応している際に、誰でも進捗状況を判断しやすい・引き継ぎしやすいだけではなく、リクルーターや面接官専用機能もあるため、忙しい社員の方にもスムーズに情報共有が可能です。
・強固なセキュリティ対策
オンラインで一元管理…となると、セキュリティは重要なポイントです。特に今は個人情報の管理には厳しく、不用意に漏洩した場合、企業の印象にも大きく影響します。このシステムは、選考の合否といった誤配信などが許されない情報も対象者に誤りなく配信できる仕組みが準備されています。
加えて、e2R proを提供している「株式会社ワークス・ジャパン」は、ISMS・プライバシーマークの取得しており、厳しい監視のもとで万全なセキュリティ対策を取っています。
| 利用社累計数 （2020年12月調べ） | 100社 |
| 費用 | 要問い合わせ |
| データ 分析 | ・WEBアンケート機能 ・集計機能 |
| 導入サポート | ・導入から運用が社内で定着するまで、運用コンサルタントがサポート ・導入後のインストラクション（操作説明）を実施 |
| 連携ツール | LINE |
| こんな企業におすすめ | ・チームで採用を行っている ・個人情報の管理など、セキュリティに敏感な企業 |
| 大手企業 | ◎ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ○ |
(3) MOCHICA
mochicaは2020年12月に株式会社ショッパーズアイが実施した、人事担当者が選ぶ「採用管理がしやすい」LINE連携採用管理システムNo.1を受賞しています。メールよりもLINEがコミュニケーションツールの中心となっている昨今、LINEの特性を活かした採用管理システムです。
・応募者との緊密な関係構築を実現
コミュニケーションはLINEが主軸となり、双方向のやり取りが可能です。一方的な情報発信だけで終わらないため、選考までに応募者との関係を深めることができます。結果的に選考の無断キャンセルがなくなる、内定辞退率が減少するなどの効果が期待できます。
・効率的かつ応募者ファーストな採用活動をサポート
システムを導入することで採用側の工数が削減されることは大前提です。それに加えてLINEを使用した面接日程の調整や予約は、応募者にとってもスマホですべてが完結できる手軽さなどから、効率的な対応を実現でき、応募者ファーストな採用活動をより促進できます。
| 利用社累計数 （2024年2月調べ） | 情報なし |
| 費用 | ・ライトプラン 月額25,000円 |
| データ 分析 | 分析機能は特になし |
| 導入サポート | ・導入担当がサポート ・サポートに追加料金がかからず、サポート内容の手厚さが強み |
| 連携ツール | Googleカレンダー、Zoom、LINE |
| こんな企業におすすめ | ・優秀な学生の取りこぼしをしないようにしたい、学生の内定辞退をできる限り少なくしたい ・そこまで応募は多くないが、申し込んだ学生はしっかりと取りこぼさずにケアをしたい ・母集団を広げたい |
| 大手企業 | △ |
| 中小企業 | ◎ |
| スタートアップベンチャー | ◎ |
統合型学習管理システム「CAREERSHIP」
クラウド型LMS 売り上げシェアNo.1 *
21年以上にわたって大企業のニーズに応え続けてきたライトワークスが自信を持ってご紹介する高性能LMS「CAREERSHIP」。これがあれば、「学習」のみならず人材育成に係る一連のプロセスを簡単に管理することができます。ぜひお試しください。
*出典：富士キメラ総研「2023 SX／GXによって実現するサステナビリティ／ESG支援関連市場の現状と将来展望」
学習管理システム（クラウド）2022年度金額シェア
8. まとめ
採用管理システムとは、採用活動全般に関わる業務を、機械的に管理できるように開発されたシステムのことを指します。
採用管理システムの基本的機能として、代表的なものには以下があります。
・進捗などスケジュールの管理
・登録している複数の求人サイトの管理
・面接結果のデータ管理
・応募者とのコミュニケーションシステム
採用管理システムは、「限られた数の担当者で」「効率的に」「安全に」「必要な人材を採用する」採用担当者のミッションの実現をサポートします。
採用管理システムは進化を続けており、最近では次のような特徴をもったものが開発されています。
・クラウド型システムが主流
・LINE連携機能
・高品質なUI
・データ分析機能の搭載
このように、多彩な機能をもった採用管理システムを導入することで、多くのメリットを享受できます。主なメリットとしては、以下6つがあげられます。
・業務の効率化を図る
・導入が低コストですむ
・人的ミスを防ぐ
・誰でも管理が可能になる
・応募者に対してスピーディに対応できる
・戦略的なことに時間を割ける
採用管理システムの導入は、実務担当の業務効率化だけではなく、応募者満足度の向上、人事戦略の質の向上など、多くのメリットにつながります。
一方で、以下のようなデメリットも想定されます。
・運用ルールの統一・浸透のために一時的な負荷が生じる
・求めるスペック次第でコスト負担が高くなる
・自社に適した機能の判別が難しい
多くのメリットをもたらす優秀なシステムも、適切な使い方をしないとそのメリットを生かしきれません。デメリットも考慮して、計画的に導入検討を進めましょう。
自社に必要な機能を判断するポイントとして、以下の4つをご紹介しました。
・どこの求人サイトやエージェントを使用しているか
・募集人数、応募者数の規模
・どのようなデータを分析したいのか
・既存システムとの連携ができるかどうか
ここまでに解説した採用管理システムの機能、メリット、デメリット、選定ポイントを踏まえ、当社独自の調査から、11の採用管理システムをご紹介しました。
(1) ジョブスイートキャリア
・求人公開の手間が簡略化
・各エージェントからの応募者管理がスムーズに
・蓄積されたノウハウ実績
(2) HERP hire
・社内での採用活動を活性化
・採用のミスマッチの低減
・各企業に特化したデータ分析
(3) hrmos 採用
・データの活用による戦略的な採用活動をサポート
・コミュニティで効果的な利用方法を共有
・リファラル採用の推進
(4) リクナビHRTech 採用管理
・無料で導入が可能
・エージェントとのやり取りをスムーズに
・選考データの集計・分析で業務効率化
(5) AOLC
・様々な応募経路の応募者データを一元管理
・安心のサポート体制
・集計機能の充実
(6) 採用一括かんりくん
・内定辞退防止アンケート機能の搭載
・費用対効果が高い
・スムーズな採用コミュニケーション
(7) ジョブカン採用管理
・シンプルで高い操作性
・露出の増加に貢献
・進化し続ける採用業務の簡略化
(8) SONAR ATS
・サポート体制の充実
・オンライン採用を実現
・新卒中途オールインワンシステム
(9) i-web 新卒採用モデル
・大手就職サイトとのリアルタイム連動で応募機会を拡大
・「採用」をキーワードに多彩なサービスが充実
・マイページ機能で質の高いマッチングをサポート
(10) e2R PRO
・データベース上での一括管理
・採用担当者の誰が見ても状況判断が可能
・強固なセキュリティ対策
(11) MOCHICA
・応募者との緊密な関係構築を実現
・効率的かつ応募者ファーストな採用活動をサポート
どんなシステムにも言えることですが、導入すれば自動的に課題が解消されるわけではありません。効果的にシステムを活用するには、事前に自社の現状を把握しておくことが重要です。
その現状から導き出される課題に対し、どのシステムが一番に有効かを比較検討するとよいでしょう。場合によっては現在の業務フローをシステムに合わせて変更する必要があるかもしれません。
本稿が、貴社のベストな採用管理システムを見つけ出すきっかけとなれば幸いです。
[1] 株式会社学情,「22卒コミュニケーションツールに関する調査」,『朝日学情なび』, https://service.gakujo.ne.jp/data/survey/questionnaire202008-2, （閲覧日：2020年9月14日）
参考）
榊 裕葵『日本一わかりやすいHRテクノロジー活用の教科書』,日本法令,2019．
『まるわかり！HRテクノロジー』,日本経済新聞出版社,2020．
株式会社Innovation & Co.,「LINE連携できる採用管理システムを比較！LINEを用いるメリットは？」,『ITトレンド』,https://it-trend.jp/employment-screening/article/432-0025 （閲覧日：2020年9月14日）
一般社団法人 ASP・SaaS・AI・IoTクラウド産業協会,「LINEを活用したい時の採用管理システムの選び方と8選」,『アスピック』,https://www.aspicjapan.org/asu/article/3706
（閲覧日：2020年9月14日）
インビジョン株式会社,「採用活動がらくになる！？採用管理システムとは」,『採用ハック』, https://saiyohack.com/archives/applicant-tracking-system（閲覧日：2020年12月16日）
プロトスター株式会社,「採用管理システムとは？導入のメリット・デメリットを徹底解説」,『起業ログ』, https://kigyolog.com/article.php?id=328（閲覧日：2020年12月16日）
